テレワーク導入で誰もが感じる6つのデメリットへの対応策を紹介!

​​​​​​​テレワークを実施してて何かしらの課題を感じている従業員

コロナ禍で一気に導入されたテレワーク(リモートワーク)ですが、この働き方を定着させるのに行き詰まりを感じている担当者もおられることでしょう。今回は、テレワーク導入のプロセスで多くの担当者がぶつかる6つのデメリットを取り上げます。合わせて、これらのデメリットを解決する方法を紹介しますので、デメリットと正対して柔軟な働き方の選択肢を増やし、企業と従業員にとってより良い労働環境を目指しましょう。

目次[非表示]

  1. 1.テレワーク実施状況
    1. 1.1.企業の規模が小さいほどテレワーク実施を牽引する人材がいない
    2. 1.2.テレワークを導入しない理由
  2. 2.テレワーク実施を阻む6つのデメリット
    1. 2.1.部署や職種による不公平感
    2. 2.2.生産性の低下
    3. 2.3.セキュリティの脆弱性
    4. 2.4.人事評価が困難
    5. 2.5.労務管理が困難
    6. 2.6.コミュニケーションが困難
  3. 3.テレワーク実施を阻む6つのデメリットの対応策
    1. 3.1.従業員の意識改革と業務の見える化で不公平感を解消
    2. 3.2.環境整備で生産性を向上させる
    3. 3.3.セキュリティ対策は3つのバランスを保つ
    4. 3.4.人事評価はテレワークを基準とした統一化・明確化を
    5. 3.5.労務管理はガイドラインに基づいた制度化が必要
    6. 3.6.ツールを活用してコミュニケーションを活性化
  4. 4.まとめ

テレワーク実施状況

渉外面談においてプロダクトの提案をおこなう従業員

企業の規模が小さいほどテレワーク実施を牽引する人材がいない

日本経済団体連合会が、2021年1月に発出された緊急事態宣言下におけるテレワークの実施状況について調査したところ、原則として9割の企業がテレワークを実施していることが明らかになりました。これによって、当時の緊急事態宣言の対象地域にあたる11都道府県で勤務するエッセンシャルワーカーを除く、出勤者全体の65%に相当する約87万人の出勤者が削減されたことになります。

また、テレワークの導入率は、企業規模によって異なります。日本経済団体連合会の調査によると、従業員数が1万人以上の企業での出勤者削減数は、66万人中の48万人で、削減率は80%でしたが、従業員数が5,000人~1万人の企業での削減率は59%、3,000~4,999人では57%、1,000~2,999人では55%、1,000人未満では50%でした。

これは言い換えると、企業の規模が小さくなるにつれてテレワークの実施が浸透していないということになります。その理由として、一般社団法人日本テレワーク協会の主席研究員である冨吉直美氏は、中小規模の企業ほど、テレワーク実施の際に社内を取りまとめて引っ張っていく人材が大規模の企業に比べて少ないことと、テレワーク導入そのものにおける費用に課題を抱えていることの2点を指摘しています。

テレワークを導入しない理由

2020年11月におこなわれたパーソル総合研究所の調査では、テレワークを導入しない理由について、2万人規模の対象者から以下の回答が得られました。

「テレワークでおこなえる業務ではない」(45.1%)
「テレワーク制度が整備されていない」(37.4%)
「テレワークのためのICT環境が整備されていない」(13.1%)
「会社がテレワークに消極的で実施しにくい」(10.4%)
「テレワークをおこなう場所がない」(9.8%)


あわせて読みたいおすすめの記事

  テレワークにはどのような種類がある?状況に合わせた選択をアドバイス 今、テレワークの導入は急務となっていますが、ひと言にテレワークといってもさまざまなタイプの働き方があります。今回は、テレワークの種類を「雇用型」「自営型」の大枠に分類し、それぞれの詳細を解説します。テレワーク導入の具体的な形態と自社に適した方法を知りたい人事・総務担当の方は、ぜひ参考にしてください。 株式会社JTBベネフィット


テレワーク実施を阻む6つのデメリット

テレワークを実施しづらい部署にいる従業員がコーヒーを片手に不満を話しているイメージ

ここでは、テレワークの実施にあたってのデメリットについて紹介します。テレワークをすでに導入されている企業では、特によく感じられているのではないでしょうか。

部署や職種による不公平感

前述の2020年11月におこなわれた調査で、テレワークを導入しない理由として一番多かった回答は「テレワークでおこなえる業務ではない」でした。テレワークを無理に形だけ導入しようとすると、部署や職種によって出社する人とそうでない人にわかれてしまいます。従業員の間に不公平感が生じるくらいなら、企業担当者はテレワークの導入を諦める結論へと至ってしまいます。

生産性の低下

タスクマネジメントツールを提供している米国企業のAsanaでは、2020年10月に世界8カ国・約13,000人のナレッジワーカーを対象に、テレワークに関する調査をおこないました。ナレッジワーカーとは、自分自身の知識を生かして企業や社会に付加価値を生み出す知識労働者のことを指します。

この調査では、従業員の87%が毎日2時間近く残業していることがわかりました。この原因としては、雑談は減ったものの不要なミーティングが増加し、また完了済みの作業にもかかわらず業務の調整のために勤務時間の13%もの時間を費やしているためとされています。
したがって、テレワークを実施しても、従業員の4人中3人は仕事からプライベートへの切り替えが困難であり、3人中2人が成功体験からの自信を得ることができず、自分を過小評価しているといわれています。

また、テレワークの実施はネット環境にも大きく依存しているため、従業員ごとに通信環境が異なることも、生産性の低下を引き起こしているとされています。

セキュリティの脆弱性

テレワークのデメリットとして必ずあげられるのが、セキュリティの脆弱性です。オフィス内のPCは社内ネットワークに接続されているため、万が一、外部からの侵入が発生したとしても、企業のセキュリティシステムによって防止されますが、自宅や外部アクセスポイントでは機密情報の漏洩リスクが社内よりも高まります。さらに、会社から貸与された端末の紛失や盗難というリスクも考えられます。

人事評価が困難

テレワークの実施によって人事担当者は、オフィスでおこなっていたように社員の勤務態度を観察することができなくなりました。また、客観的に評価をするにしても、勤務時間を正確に把握しにくくなったことから、成果につながる行動の詳細を容易に把握できなくなりました。このように、人事評価の基準がオンライン中心となってしまうため、新たな評価制度の構築が必要となることを、デメリットと感じてしまうことが考えられます。

労務管理が困難

前述の生産性の低下でも触れましたが、世界中でテレワークを導入している多くの従業員が長時間労働化を経験しています。Asanaの調査によると、日本の従業員の残業時間は2019年に242時間でしたが、2020年には455時間にまで跳ね上がっています。そして、長時間労働化は健康問題にもつながります。厚生労働省によると、時間外・休日労働時間が月100時間超、または2~6ヶ月平均で月80時間を超えると、健康障害のリスクが高まるとされています。

また、人事担当者が、雇用や勤怠など個人情報に関わる申請書面を手書きでおこなっている場合や、押印の必要がある紙媒体の書類で手続きの運用を続けている場合は、このような書面での業務が発生するたびに出社の必要があるため、テレワークの導入をデメリットとしてとらえてしまう可能性があります。

コミュニケーションが困難

2020年10月に、サイボウズチームワーク総研が週1回以上の在宅勤務(テレワークの一種)を実施している約3,000人のビジネスパーソンを対象におこなった調査によると、業務にかかわるコミュニケーションの時間が30分未満と回答した人の割合は全体の53.3%で、0分と答えた人も8.3%いました。業務に直接かかわらないコミュニケーションに至っては0分と答えた人が42.4%、30分未満が45%を占め、オフィスでの勤務と比較してコミュニケーションが激減していることが伺えます。こうしたコミュニケーション不足も労務管理や生産性向上を難しくしているのかもしれません。


あわせて読みたいおすすめの記事

  テレワーク導入のメリット・デメリットや課題解決のための対策方法について解説 テレワークに対する企業の注目度や必要性が高まっています。新型コロナウイルス感染症が拡大したことで導入はさらに加速しました。ここでは、テレワーク導入のメリットとともに、対策を講じていきたいデメリットや課題について解説します。適切な準備と万全なリスク管理のもとに導入していくことが大切です。 株式会社JTBベネフィット


テレワーク実施を阻む6つのデメリットの対応策


前項のテレワークの実施にともなう6つのデメリットに、どのように対応し、解決できるかを検討しましょう。なお、以下6つの対応策の項番は、前項のデメリットの項番と対になっています。対策を検討する際に照らし合わせながらご確認いただくことで、さらに具体的なイメージができることでしょう。

従業員の意識改革と業務の見える化で不公平感を解消

不公平感を解消するためには、まず、テレワークを導入するという意識改革が必要です。感染症対策だけにとどまらず、そのような状況下でも事業を継続するために有効な働き方であるということを従業員に理解してもらいましょう。

そのためにも、業務進捗をオープンにするルールを作って業務基準を明確化し、ルールや基準に基づいた成果報告を具体的におこなうと良いでしょう。万が一、テレワークでは不可能な業務がある場合の手段として、出勤とテレワークのハイブリッド型勤務にしてテレワークの機会を平等にしましょう。それにより、従業員が「サボっていると思われるのでは」や「きちんと評価されないのでは」といった不安感を払拭できると同時に、テレワークが容易ではない部署の従業員も、次第にテレワークを導入できるようになります。


あわせて読みたいおすすめの記事

  ビジネスにおける意識改革がもたらす効果とは?組織的に意識改革を成功させる方法 従業員一人ひとりの意識改革をおこなうことは、生産性向上や業務効率化、従業員の離職防止などにおいて有効な方法です。今回は「従業員の意識改革を成功させるには?」と疑問を持っている経営者や人事総務担当者に向けて、意識改革によって得られる効果と、企業で意識改革に取り組む際の成功のポイントを解説します。 株式会社JTBベネフィット

環境整備で生産性を向上させる

テレワークにおいて、生産性を向上させるためにはいくつもの要素が関係していますが、その第一歩として欠かせないのが環境作りです。たとえ、テレワークを実施する場所がサテライトオフィスやコワーキングスペースであっても、必ずしもオフィス並みの通信環境や備品が設置されているわけではありませんので、オフィスと同等の生産性は望めない可能性もあります。しかし、前項のテレワークを実施する意義を鑑みると、テレワークでの業務継続を前提にした環境整備をおこなう必要があります。
その中には、ネットワーク環境・インフラ設備の強化、業務内容のデジタル化・ペーパレス化の促進などが含まれます。業務をする環境は異なるにしても、業務に関する情報は限りなく同一の状態であることが必要です。

また、国土交通省は、2021年度に在宅勤務での自宅のリフォームにおける補助金制度の創設を検討しています。生産性向上のためには集中できる環境作りが必要ですので、補助金制度が施行される場合は、個室や書斎を確保することも一つの方法かもしれません。


あわせて読みたいおすすめの記事

  働き方改革で生産性向上をかなえる!実施企業の事例も紹介! 働き方改革は、労働者の働き方の選択肢を広げるメリットがある一方、企業側は生産性向上に取り組まなければ、今後の安定的な経営が難しくなるかもしれません。今回は、生産性向上の目的や、生産性向上に取り組む企業の事例を紹介していきます。生産性向上の本質をとらえて、自社の取り組みに活かしていきましょう。 株式会社JTBベネフィット

セキュリティ対策は3つのバランスを保つ

テレワークのセキュリティ対策については、総務省が発行した「テレワークセキュリティガイドライン(第4版)」が参考になります。
同資料によると、企業のセキュリティ対策においては「人」「ルール」「技術」の3つをバランスよく保つべきことが強調されています。なぜなら、そのうちのどれか1つだけを高めたとしても、全体のセキュリティレベルは最も弱いところまで低下してしまうからです。「技術」的な側面が強調されている内容が多いですが、最も重要かつ困難なのは「人」が決められた「ルール」を守ることで、技術的な対応策はあくまでもその2つを補完するものであることを念頭に置いておきましょう。

たとえば、外部からの不正侵入における対応策としては、社内システムにアクセスする際の方法をルール化することや、ログイン時のパスワードの組み合わせを強化するなどがあげられます。また、会社から貸与された端末の管理についてはあらかじめ台帳を作成しておき、端末の利用者や使用している所在地が把握できるようにしておきましょう。


あわせて読みたいおすすめの記事

  【未来を予測】アフターコロナに到来するニューノーマル時代とは?時差出勤やICT化によるテレワークは働き方の常識になる? 2020年上期の働き方を振り返ると、突如としてテレワークや時差出勤の導入などの変革を余儀なくされたことが印象的でした。当初は不安だったものの、始めてみるとメリットを感じた方も多いのではないでしょうか。この記事ではニューノーマル時代の働き方に焦点を当て、今後訪れるであろう変化を業界別にご紹介します。 株式会社JTBベネフィット

人事評価はテレワークを基準とした統一化・明確化を

テレワークでは対面で勤務態度を評価することが困難ですので、出勤時での基準とテレワークの基準は異なるということを理解しましょう。そのため、成果や実績をどのように評価するのか、ルールの統一化や明確化が必要になります。

テレワークでの評価では、目に見えやすい成果や実績に基づいて評価する傾向が強まってしまいがちです。しかし、業務プロセスや改善への取り組みなどに関して自己評価をし、Web面談を設定することで成果までのプロセスや進捗確認をおこない、具体的には「何を、いつまでにおこなうか」といった明確な目標設定することでプロセスにおける評価もおこなうようにしましょう。成果主義とプロセス評価の2つの基準を設けて、バランスのとれた施策が大切です。


あわせて読みたいおすすめの記事

  新型コロナで加速する「スマートワーク」とは?取り組みのポイントや事例を解説 スマートワークという言葉をご存知でしょうか。コロナ禍で多くの企業がテレワークを導入しましたが、これもスマートワークの1つです。このように、スマートワークは「ICTによる働く場所等の自由化」を意味しますが、今回は、そのメリットや導入する際のポイントを確認しましょう。 株式会社JTBベネフィット

労務管理はガイドラインに基づいた制度化が必要

テレワーク実施中の従業員の労務管理については、厚生労働省が発行した「テレワークにおける適切な労務管理のためのガイドライン」が参考になります。同資料によると、テレワークでの長時間労働対策として、「メール送付の抑制」、「システムへのアクセス制限」、「時間外、休日、深夜労働の原則禁止」、「労働者への注意喚起」の4つをあげています。
つまり、勤怠や健康管理を従業員側だけでするのではなく、企業側で長時間労働化を防止するための制度を設ける必要があるということです。

また、人事担当者が扱う書類が手書きの場合や、押印が必要な場合について、テレワークを実施しているからといって社外に持ち出すようなことは、情報漏洩や紛失のリスクがありますのでおすすめできません。それに代わって、電子契約システムを導入することや、電子署名制度があるシステムを利用しましょう。また、クラウドサービスを利用して書類を保管するなど、デジタル化することが大切ですが、電子化された書類は改ざんの可能性をはらんでいますので、使用できる機能を制限することやセキュリティレベルを強化して暗号化することで、容易に書き換えられないような対応策が同時に必要です。そのためにも、各製品のスペックをよく比較してから導入しましょう。


あわせて読みたいおすすめの記事

  急速に浸透するテレワーク、時間管理はどうすべきか?課題と解決策 近年の働き方の多様化と新型コロナウイルス感染症の感染拡大によりテレワークへの注目が高まっていますが、従業員の労働時間管理について悩んでいる企業も多いのではないでしょうか。今回は、テレワークのメリットやデメリット、時間管理方法、成功事例を紹介します。この記事でヒントを得て、ぜひ自社の運用に役立ててください。 株式会社JTBベネフィット

ツールを活用してコミュニケーションを活性化

テレワークを実施することは、従業員個人単位での業務が進められても従業員同士のコミュニケーションは不足しがちです。そのため、不要なミーティングの機会が増えることで、コミュニケーションはとれたものの、限られた時間の中での生産性を低下させ、長時間労働に陥るという悪循環が生まれます。この状況を改善するためには、チャットやメールなどのテキストツールと、音声チャットや会議ツールなどの通話を使いわけることが大切です。

テキストツールは時間に関係なく送信できるメリットがありますが、こちらの感情が伝わりにくく無機質になりがちです。そのため、テキストツールのみでは誤解が生まれることもあります。特に、ネガティブな内容に関しては、ZoomやMeetに代表されるようなビデオ会議サービスを活用して、お互いの顔を見ながら通話すると、双方の意思を伝えやすくなります。ただし、本項の冒頭で述べた通り、オフィス勤務では不要だったミーティングの機会が増える可能性がありますので、コミュニケーションとはいえ、できるだけ短時間で簡潔に済ませるように心がけましょう。


あわせて読みたいおすすめの記事

  IT系職種だけじゃない!リモートワークの導入可能なオフィスワーク系職種とは? ニューノーマルの働き方として確実に増えつつあるリモートワーク。これまでは社員が独自に業務を進め、完遂可能なIT系の職種が中心でした。リモートワークの導入はオフィスワーク系の職種にも現実的なのでしょうか?今回はリモートワークの導入を阻む課題と成功への解決策、そして職種別に考慮すべきポイントをまとめました。 株式会社JTBベネフィット


まとめ

テレワークの導入に行き詰まりを感じているからといって、「自社にはオフィス勤務が向いている」と短絡的に考えないようにしましょう。現在のテレワークは、感染症対策のためだけに導入するものではありません。会社や従業員がどのような環境下にあっても、自社の事業を継続させ、従業員の働き方に対する選択の幅を広げるための柔軟な働き方のひとつという位置づけでテレワークが存在するということを理解し、デジタル化がさらに進む今後は、テレワークという働き方が当たり前のものになるという認識が大切です。

テレワークの実施においては、ルール化をすること、環境を整備すること、ITツールの利用などによって課題を克服し、解決できるデメリットがたくさんあります。オフィス勤務でもメリットもあればデメリットもあるように、テレワークにもメリットがあればデメリットもありますので、本記事を参考に、自社で抱えているデメリットや課題についての対応策をおこない、よりスムーズなテレワークを実施しましょう。


あわせて読みたいおすすめの記事

  職住融合とは?ニューノーマルのワークライフバランス向上に適した住まい領域 東京23区で勤務し、コロナ禍によって導入されたテレワークを継続したいと考えている従業員は7割以上にのぼります。ワークライフバランスの維持を目指して、自宅をテレワーク用にリノベーションする「職住融合」や、職場の近くに引っ越す「職住近接」という動きに、企業はどのように向き合えるのでしょうか? 株式会社JTBベネフィット


  デジタル人材争奪戦を勝ち抜くためには?人材獲得の方法や育成術を解説 デジタル人材とは、最先端のIT知識を使って新たな事業や価値を生み出す人材です。日進月歩のテクノロジーに対応するこの人材は、転職を通したスキルアップへの意識が非常に高く、会社への帰属意識が低い特徴があります。本記事では、そんなデジタル人材の採用や確保、育成をする際のポイントを解説します。 株式会社JTBベネフィット


記事検索

記事アクセスランキング

アーカイブ

カテゴリー一覧

タグ一覧