1on1ミーティングの目的と内容とは?「何を話せばいいかわからない」を解決

1on1ミーティングを実施している従業員のイメージ​​​​​​​

この記事のまとめ

・1on1ミーティングとは、上司と部下が定期的に1対1でミーティングをすること

・1on1ミーティングの主な目的は、部下の成長支援、モチベーション向上、信頼関係の構築

・1on1ミーティング実施前に、ミーティングの目的を明確化し部下と共有することが重要

・上司の質問は、時間軸とシーンを明確にすることで、部下は答えやすくなる

・上司と部下の関係が浅い場合は「過去×業務外」の話題など、関係性に応じて話題を変える

・リモート環境では特に、WEB診断ツールを利用した部下の情報収集で会話のネタが増える

目次[非表示]

  1. 1.1on1ミーティングとは
  2. 2.1on1ミーティングの目的
    1. 2.1.部下の成長支援
    2. 2.2.モチベーション・エンゲージメント向上
    3. 2.3.信頼関係の構築
  3. 3.1on1ミーティング実施のステップ
    1. 3.1.1on1ミーティング前の事前準備編
    2. 3.2.1on1ミーティングの実施内容編
  4. 4.部下と話すことがない?1on1ミーティングが上手くいかない事例
    1. 4.1.1on1ミーティングの位置付けが不明確
    2. 4.2.上司と部下の関係性が構築できていない
    3. 4.3.通常業務に追われて1on1ミーティングがやっつけに
  5. 5.1on1ミーティングを成功させるポイント
    1. 5.1.1on1ミーティングは人事評価の対象としない
    2. 5.2.何を聞き出すかよりも、まずは何でも話せる環境を作る
    3. 5.3.対面で実施する場合は、部下に対して斜めに座る
    4. 5.4.対話を記録する
    5. 5.5.コーヒーとクッキーが場を和ませる?
  6. 6.1on1ミーティングのアジェンダの描き方
    1. 6.1.アジェンダを考える際のポイント
    2. 6.2.上司と部下の関係性によってアジェンダを変える
  7. 7.1on1ミーティングの事例を紹介!
    1. 7.1.外資系コンサルティング会社
    2. 7.2.国内ベンチャー企業
  8. 8.まとめ

1on1ミーティングとは

1on1ミーティングとは、上司と部下が定期的に1対1で面談をすることです。丁寧なコミュニケーションを継続することで部下の思考性を理解し、モチベーションを高め、成長を支援します。


1on1ミーティングの目的


1on1ミーティングは、部下のための時間です。目標達成や評価に関して、上司が一方的にレビューする面談とは異なります。1on1ミーティングの目的は、以下の3つです。

1. 部下の成長支援
2. モチベーション(エンゲージメント)向上
3. 信頼関係の構築

部下の成長支援

市場ニーズはコト社会への推移に加え、デジタル化も作用して多様化し、変化に富んでいます。変化が激しい市場では、既存のルールやマニュアルでは即応できないケースが多く、発想力や対応力の強化など、社員の成長が求められます。

このような背景に加えて、求職者も会社に自己成長の機会を求めています。株式会社リクルートの就職みらい研究所が2020年卒の求職者を対象に「就職先を確定する際に決め手となった項目」に対する調査で、一番多かった回答が「自らの成長が期待できる」と回答し、56.1%を占めていました。

そして、上司と部下の1on1ミーティングによって、部下の強みや思考性、望んでいる自己成長のあり方を把握しつつ、社員の成長を支援する企業も増えています。


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モチベーション・エンゲージメント向上

終身雇用制度が過渡期を迎え、「人材が企業を選ぶ時代」にシフトしています。また、リモートワークや副業解禁など働く環境や働き方の選択肢が増えている中で、部下のモチベーションを向上させるためには、各々の部下が理想とする働く環境や働き方を把握することも重要です。

また、1on1ミーティングにより、上司は部下のメンタルやフィジカル面の不調を察知し、早期に対処することも可能となります。


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信頼関係の構築

これまでは飲み会をはじめとしたオフの時間を共有し、部下との信頼関係を構築することもありましたが、近年ではこの「飲みニケーション」が減少し、さらにリモートワークによって対面での接触機会自体が減っています。

このように、接点の減少にともない部下との信頼関係の構築が難しくなる中で、信頼関係を育むことを目的に1on1ミーティングを実施する企業も多くあります。


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1on1ミーティング実施のステップ

応募者とオンライン面接をしている人事採用担当者の従業員(役員クラス)

これまでに紹介したような1on1ミーティングの目的を達成するためには、事前準備とミーティングの実施において正しいステップを踏むことが重要です。ここでは、1on1ミーティングの事前準備と実施内容について、概要を紹介します。

1on1ミーティング前の事前準備編

(1)目的の周知
部下に1on1の目的を正しく周知する。評価でなく成長に資するための時間である旨を伝える

(2)ルールの確認
発言内容は評価に影響しない、部下が望まない情報は1on1以外の場に持ち出さない等

(3)部下の基本情報の取得
日頃から部下の様子を観察し、性格や担当する業務、困りごとなどの最低限の情報収集

(4)日時・テーマの設定
1on1の日時やテーマ(話す内容)を決定。無理のないスケジュールで実施

1on1ミーティングの実施内容編

(1)アイスブレイク
部下がリラックスして臨めるように、上司から率先してプライベートや世間話をする

(2)前捌き
1on1の目的や話すテーマの確認。2回目以降であれば、前回のおさらいやその後の進捗確認

(3)本題
コンディションのケア、業務・組織課題、キャリアなど、事前に決まっているテーマを軸とする

(4)振り返りの共有と次回への準備
今回の1on1の振り返りや今後の具体的なアクションの確認、次回のテーマ設定等


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部下と話すことがない?1on1ミーティングが上手くいかない事例

リモートワークや在宅ワークでの勤怠管理や業務評価に頭を抱える上司・人事担当者

1on1ミーティングでよくあるお悩みの1つが、「何を話していいかわからない」ことです。こちらでは、1on1ミーティングがうまくいかない原因の解説と事例を紹介します。

1on1ミーティングの位置付けが不明確

1on1ミーティングの位置付けがはっきりしないことで、以下のような状態に陥りやすくなります。


(その1)部下も上司も何を話せばいいのかわからない

1on1ミーティングで部下も上司も何を話せばいいのかわからないイメージ


(その2)部下が人事評価への影響を気にして本心を言わない

1on1ミーティングで部下が人事評価への影響を気にして本心を言わないイメージ

上司と部下の関係性が構築できていない

上司と部下がお互いの人となりを理解していない場合、以下のような状態に陥りやすくなります。


自己成長について話す雰囲気ではない

1on1ミーティングで自己成長について話す雰囲気ではないイメージ

通常業務に追われて1on1ミーティングがやっつけに

業務に追われている状態では、以下のような状態に陥りやすくなります。


忙しくて上司も部下も1on1ミーティングを負担に感じている

1on1ミーティングで忙しくて上司も部下も1on1ミーティングを負担に感じているイメージ


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1on1ミーティングを成功させるポイント

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前項の1on1ミーティングが上手くいかない事例も踏まえながら、1on1ミーティングを成功させるポイントを5つ紹介します。

1on1ミーティングは人事評価の対象としない

1on1ミーティングは配属の参考とすることはあっても、ミーティングで得た情報が評価に影響を与えないように、人事・総務から各部局の管理職に念を押して伝えることが重要です。


(他社事例)1on1ミーティングの心構え

1on1ミーティングの心構えとして「弟や妹または子どものお話を聞くつもりで」とアナウンスしたところ、「イメージしやすく、しっくりきた」と、各部署の管理職からの評判が良かった。

何を聞き出すかよりも、まずは何でも話せる環境を作る

1on1ミーティングは、「定期的」に実施することで成果を得るミーティングです。よって、上司と部下の関係が充分に構築されていない場合は、焦らずに雑談を中心にコミュニケーションをとり、関係性を深めましょう


(他社事例)部下との関係構築に使える雑談のネタ

(1)共通点のあるところから話題を提供
例:会社の近くに新しいカフェができていて、サービスも良かった。行ったことある?

(2)自分のプライベートの話で話題を提供
例:昨日ランニングをしたら、今朝、筋肉痛で起きるのが大変だった。◯◯さんは運動する?

(3)部下の趣味や特技に関する話題を提供
例:昨日プロ野球の××戦見たけれど、9回裏の代打は必要だったのかな?

対面で実施する場合は、部下に対して斜めに座る

座る位置により、部下の緊張を和らげることができます。1on1ミーティングでは、斜めに座ることがおすすめです。参考として、アメリカの心理学者が提唱したスティンザー効果といわれる座り位置がもたらす心理的影響を紹介します。


(参考)スティンザー効果

(1)斜めに座る ※1on1ミーティングにおすすめ
斜めに座ることで、視線がぶつからずに安心感を生むことができます。また、右側からの情報を前向きにとらえやすいという統計データもあり、お互いの右斜め前に相手を見る位置に座ることも効果的です。

斜めに座るのは、1on1ミーティングでおすすめの座り方の配置図イメージ

(2)正面に座る
正面に座ることは、警戒心や敵対心を生むと言われています。1on1ミーティングのみならず、あらゆる緊張感を生む可能性が高いので、避けることが無難でしょう。

正面に座るのは、警戒心や敵対心を生む傾向があるため1on1ミーティングでおすすめできない配置図のイメージ

(3)横に座る
横に座ることで、同じ目標に向かって進んでいく一体感を醸成できます。1on1ミーティングにおいては、上司と部下の信頼関係が構築され、部下の成長目標に向けた進捗管理や、アドバイスのフェーズにおすすめです。前にスクリーンを置き、資料を映し出すなどの方法が自然です。

横に座るのは、同じ目標に向かって進んでいく一体感を醸成できる傾向があるため、1on1ミーティングにおすすめの座り方の配置図イメージ

対話を記録する

1on1ミーティングの継続性を担保し、重複を避ける目的で、メモ(記録)を取るようにしましょう。毎回、議事録レベルでかっちりとした記録を残す必要はありませんが、部下との認識を揃える意味でも、メモ程度の共有をおすすめします。

コーヒーとクッキーが場を和ませる?

業務が忙しい場合、「1on1をする時間があるならば、自分の仕事をしたい」という声もよく耳にします。目先の業務に追われていると、1on1のような中長期的に効果をもたらすミーティングに関心を向けることは難しいのですが、気持ちを切り替えるきっかけの提供で、状況は改善できます。


(他社事例)1on1ミーティングに集中させるための施策

日常業務が忙しく、1on1ミーティングが機能していなかった。そこで、1on1ミーティングでお菓子とお茶を提供して、オフの雰囲気を醸成してみたところ、ミーティングの雰囲気が大きく変わったと好評だった。


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1on1ミーティングのアジェンダの描き方

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ここでは、1on1ミーティングを成功させるアジェンダの例を紹介します。「過去」は確定しているので、「未来」よりも話しやすく、人事評価との関係性が低いプライベートの話題は、ビジネスよりも話しやすい傾向があります。

アジェンダを考える際のポイント

アジェンダは時間軸(過去・現在・未来)と、シーン(例:業務と業務以外)に整理できます。時間とシーンを絞るだけで答えやすい質問となります。


1on1ミーティングのアジェンダ例

1on1ミーティングのアジェンダ例の時間軸とシーンのイメージ

上司と部下の関係性によってアジェンダを変える

ミーティングに適したアジェンダは、状況・状態によって異なります。以下に、1on1ミーティングの継続期間や部下との関係に応じたアジェンダの例を紹介しますので、対話の際にご活用ください。


1on1初期/部下との関係性が構築できていない状態

・アジェンダは、過去×プライベート中心に組み立てる
・部下に自己理解を促しつつ、上司も部下の人となりを理解する
・慣れてきたら、徐々に時間軸を現在へ推移させていく
・答えやすい質問を投げかけながら、部下の人となりを理解することが重要
※プライベートを話したくない部下には、無理に質問をしないように注意しましょう。

具体的なアジェンダ例
・大学時代に最も嬉しかったこと
・高校時代に最も悔しかったこと
・過去に戻れるとしたらいつに戻りたいか 等


1on1中期/一定程度、部下との関係性が構築できた状態

・アジェンダは、過去(現在)×ビジネス、現在(未来)×プライベートを中心に組み立てる
・大きな人生観を描きつつ、ビジネス(仕事)における能力や経験の棚卸しを進める
※プライベートを話したくない部下には、無理に質問をしないように注意しましょう。

具体的なアジェンダ例
・個人的に仕事で最も充実感を覚えたこと
・得意な仕事やモチベーションが上がる仕事
・苦手な仕事やあまりモチベーションが上がらない仕事
・今、抱えているプライベートや業務に関する悩み
・プライベートで何をしている時が最も楽しく充実しているか
・ライフプランやキャリアをどう描いているか?(家族の意見を聞くのも良い)


1on1後期/関係性は構築されている状態

・アジェンダは、未来×ビジネス・プライベート
・将来の理想を描き、それを達成するためにビジネス面で何をすべきか検討
・ビジネス面の理想から現状のギャップにある問題点を抽出し、その解決策を検討する

具体的なアジェンダ例
・ライフプランの内容、その中でビジネス面ではどのような成長を描きたいか
・成長のための課題の抽出と行動計画の策定、その進捗管理
・自己成長にあたり、会社に期待することは何か

※描く未来にたどり着くための具体的なアクションプランを定め、その進捗を1on1ミーティングで管理します。上司はフィードバックと共に必要に応じ、ティーチング、カウンセリング、コンサルティング、コーチングをおこないます。


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1on1ミーティングの事例を紹介!


1on1ミーティングの具体例として事例を紹介します。ぜひ、1on1を取り入れる際の参考としてください。

外資系コンサルティング会社

古くから1on1ミーティングを導入しており、原則2週間に1回1時間程度おこなう。上司が部下に悩みを開示し、部下の助言を得つつ解決に取り組むことも必須とする。上司の悩みはプライベートが多く、上司が弱みを打ち明けることで、部下が自己開示しやすい環境を創出している。

国内ベンチャー企業

2019年から1on1ミーティングを取り入れ、毎日30分程度おこなっていたが、マンネリ化で失敗したために現在では週1回としている。特徴的な取り組みとして、通常業務の評価・報酬と1on1ミーティングで決めた目標や行動計画に対する評価・報酬をわけて管理している。


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まとめ

1on1ミーティングでは、部下の価値観や得意領域などを考慮した上でフィードバックすることが重要です。部下の特徴を知っておくことで、適切な成長支援や職場環境の整備をおこなうことができます。

しかし、コロナ禍におけるリモートワークの普及で、部下とコミュニケーションが取りづらい状況が続いています。そのような中で注目を集めているのが、ピープルケア・パルスサーベイです。これはリモート環境下でも部下のコンディションを把握することができ、ケアが必要な部下の見落としを防止することができます。これらは、JTBベネフィットのEVP向上サービス「flappi(フラッピ)」の機能にあります。


コンディションサーベイ

flappiのコンディションサーベイのイメージ


個人レポート

flappiの個人レポートのイメージその1

flappiの個人レポートのイメージその2


対話ノート

1on1ミーティングの質を高めるためには、「前回のおさらい」が重要です。前回の1on1を振り返り、前回からの改善や変化があったか部下に確認してみましょう。上司・部下がお互いに見ることができるメモを残すことが有効です。

flappiの対話ノートのイメージ


ピープルケア・パルスサーベイ、部下の価値観や得意領域の可視化、対話記録などをすべて含み、従業員一人ひとりの自律創造性と働きがいを高めるflappiを、ぜひご検討ください。


この記事のまとめ

・1on1ミーティングとは、上司と部下が定期的に1対1でミーティングをすること

・1on1ミーティングの主な目的は、部下の成長支援、モチベーション向上、信頼関係の構築

・1on1ミーティング実施前に、ミーティングの目的を明確化し部下と共有することが重要

・上司の質問は、時間軸とシーンを明確にすることで、部下は答えやすくなる

・上司と部下の関係が浅い場合は「過去×業務外」の話題など、関係性に応じて話題を変える

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