人事・総務担当者のお悩みを解決!新人研修の必要性と効果的な内容、成功に導くポイントを紹介

人事・総務担当者のお悩みを解決!新人研修の必要性と効果的な内容、成功に導くポイントを紹介

新人研修を実施にあたり、「新人研修の効果はあるのか?」「少しでも早く配属させて部署の仕事を理解させたい」といった声に触れる人事・総務のご担当者は少なくないかもしれません。また、研修自体がうまく機能していないことにお悩みのご担当者も多くいらっしゃるのではないでしょうか。今回は、新人研修の目的の確認、有意義な研修内容の紹介、研修成功のポイント等についてわかりやすく紹介します。

目次[非表示]

  1. 1.新人研修の目的とは
    1. 1.1.ポイントとなる目的は2つ
    2. 1.2.目的に到達するための手段
  2. 2.研修の種類・内容
    1. 2.1.代表的な研修の種類
    2. 2.2.効果的な研修の内容
  3. 3.新人研修を成功させる意外なポイント
    1. 3.1.新人研修の関係者が抱える不満
    2. 3.2.新人研修の関係者が抱える不満の解消
  4. 4.新人研修の効果を持続させるために重要なこと
    1. 4.1.研修の継続的な実施によるフォロー
    2. 4.2.仕組みによるフォロー
  5. 5.まとめ

新人研修の目的とは

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ポイントとなる目的は2つ

新入社員研修の目的は以下の2つにまとめることができます。

1.新入社員を配属先にうまく着地させること
2.新入社員が配属先でつまずいた時の心の拠り所、繋がりを作ること


1.については多くのインターネット記事や本で紹介されており、「今さら感」の強い内容ですが、2.についてはあまり聞き慣れない上に、「特記するほど重要なの?」と思われるかもしれません。しかし、研修のコンテンツのみで新入社員の職場定着や一定以上の業務パフォーマンスを担保することは難しく、つまずいてしまいそうな時やつまずいてしまった時に、新入社員を支えるインフラ(相談や気分転換が共にできる同期、人事などとの関係)の構築を促すことも、新人研修の重要な目的となります。

目的に到達するための手段

上記の目的を達成するための手段として、新入社員研修では以下の内容が求められます。

1.業務に必要な知識やスキルを身に付け、企業文化を理解させる
2.新入社員の精神状態をケアする
(張り切りすぎ、緊張しすぎ、不本意入社等のメンタルケア)
3.離職の防波堤となる人事・総務や同期等との「繋がり」を作る手助けをする


研修の種類・内容

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ここでは新入社員研修をはじめとした研修の代表的な種類や効果的な内容を紹介します。

代表的な研修の種類

一般的に企業の新入社員研修というと「一般研修」をイメージしますが、例えば部署の研修でも、ある程度の大所帯で、部(例:営業本部の中の営業1部〜5部)や課を跨いでおこなう研修については、一般研修に含まれることがあります。役職別研修は中途採用がメインですが、マネジメント層以上の転職者に向けた研修です。
一方で、研修形態別に確認すると、OFF-JTは対象者別でいう一般研修に当たります。これは配属前に実施される研修で最もイメージがしやすいものかと思います。一方、配属された課やチームで単独でおこなう研修は主にOJTと呼ばれ、実際の業務を経ながら上司や先輩の指導のもとに訓練を受けます。さらにOJDについては、同じく上司や先輩の指導を得ながら将来に必要な能力の開発をおこなう研修もあります。OJTやOJDの場合、研修の主体は人事・総務ではなく配属部署に置かれています。

※1 OFF the Job Training の略
※2 On the Job Training の略
※3 On the Job Development の略


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効果的な研修の内容

ここでは一般的な「OFF-JT」の効果的な内容について、前述の「目的を達成する手段」とリンクさせて紹介します。

1.業務に必要な知識、スキルを身に付け、企業文化を理解させる
会社の歴史や理念、就業規則、組織形態、ビジネスマナー、報連相や基本PCスキルなどを盛り込んだ座学形態が主流になります。新入社員にとっては興味関心の薄い「眠たくなりがちな」内容なので、休憩を細かく入れる、講師をこまめに変える、新入社員に発言させる等の工夫が必要です。
伝え方の工夫としては、例えば先輩社員に協力を得て、その社員が新入社員時代に起こしてしまった(今なら笑える)ミスを寸劇で披露するなども有効です。
伝える内容の工夫としては、例えば社内メールで相手の名前に「様」を付けるか「さん」を付けるかなど、会社によって異なる文化がありますので、こういった雑談レベルのコンテンツも含めるなどの工夫があると、リラックスできて良いかもしれません。


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2.新入社員の精神状態をケアする
新入社員に限らず精神状態が不安定であることは、離職や配属後の低パフォーマンスに繋がります。ここでは新入社員に見られがちな精神状態の例とその対応例を紹介します。

モチベーションが低くやる気がない
不本意入社のため精神的に安定していないケースや、「研修なんてくだらない」といった態度をとる新入社員で、よく見られるパターンです。優秀層に多いタイプではありますが、この状態のまま配属すると離職に繋がるケースが多々あります。
こういった社員のフォローについては、正答率が低い問題の回答をさせるなどして、「人前で間違える、ミスをする」というような恥ずかしい経験をさせて下さい。荒療治のようですが、そのことでスイッチが入り、意識や態度が変わることがよくあります。

過度に緊張しているタイプ
新しい環境下が起因して過度の緊張によりガチガチになっているタイプです。この状態も、精神的な疲労が続くことで体調を崩しやすく、それが原因で起こしたミス1つを過大に扱い、崩れてしまうことがあります。
こういった新入社員については事前に趣味や出身地、大学の学部などを調べておき、何らかの共通点を見出して、コミュニケーションをとることがお勧めです。


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3.離職の防波堤となる同期などとの「繋がり」を作る手助けをする
研修は座学だけでは充分な効果を発揮しません。
アイスブレイクによるお互いの自己開示やロールプレイ、課題解決型のグループワークによる新入社員同士の共同作業については、取り入れることを強く推奨します。
特に、グループワークは、「課題難易度とワーク時間の適切な設定」「活発なグループ内議論の推奨」「課題解決策発表の機会提供」「評価される機会(他グループとの競い合いも含む)の提供」が含まれていることがお勧めです。
ワークの時間は数日間設けることを推奨しますが、それに見合った課題の設定と、求める解決策のレベル提示も重要です。設定時間は「あと数時間あればもう少し良い解決策が出せる」という状態がベストです。
このようなグループワークは課題解決能力や協調性の醸成、PDCAの理解促進の効果も期待できますが、加えてグループ内外で切磋琢磨した仲間との人間関係も構築されます。このように真剣に何かに取り組むオン(グループワークなど)の時間と、強制力を持たない、可能な範囲でのオフ(食事会やボーリング大会など)の時間を並行して共有させることをお勧めします。


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新人研修を成功させる意外なポイント

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新人研修の関係者が抱える不満

新人研修が上手く機能していない場合、新人研修の関係者はどのような不満を抱えているでしょうか。その一例を紹介します。

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新人研修の関係者が抱える不満の解消

これらの不満を解消するためには何をすれば良いのでしょうか。

1.研修の目的の明確化
・何のための研修なのか、何が達成できれば良いのかを明確にしましょう。
・その目的の達成のために、新入社員が「面白い!」と熱中できるコンテンツや、「楽しい!」と感じてもらえる実施方法を検討してみましょう。
※この点は自社だけでなく、専門企業と共同して設計、実施することをお勧めします。

2.他部署(配属予定の部署)との間で研修の目的を共有
・1.で明確にした目的に対して、新入社員を受け入れる他部署と丁寧に共有します。
・研修で「期待しないこと」や「やらないこと」を明確化します。
例えば、「ビジネスマナーを教えるが、完璧に身に付けるまでは不可能。配属先で引き続き教育してほしい。」というように、できることとできないことを明確に伝えた上で、研修との接続を配属先で実施してもらえるように依頼すると、新人研修と配属後の研修が接続します。
また、「研修では同期などとの関係性を深める狙いもあり一定の時間が必要。これは離職防止に繋がり、意味のある時間となる」ということを共有することで、研修に対する他部署のスタンスが変わることもあります。


新人研修の効果を持続させるために重要なこと

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研修の継続的な実施によるフォロー

・定期的なOFF-JTの実施をおこなうことで、環境を変えて自分を見つめ直す機会や同期との接触機会などリフレッシュできる環境を提供します。

・OJTやOJDで培った現場での経験を踏まえた上で、新人研修と同様のコンテンツや更に進化した研修を実施することで、過去の自分からの変化を認識することができます。

仕組みによるフォロー

・福利厚生制度を用いたリフレッシュ機会の提供
福利厚生が充実していることで、ワークライフバランスの充実や業務の効率化、従業員の定着率の向上に寄与します。新卒の新入社員や転職者の多くはこの福利厚生を企業選択の際に重要視していることも事実です。

・インセンティブによるモチベーションの維持
成果を挙げた社員にインセンティブを与えることで、モチベーションの維持に貢献します。ただ、他の社員と比較して成果をあげた社員だけでなく、成果は出なかったが努力を続けた社員や、個人的にパフォーマンスがあがった社員、ユニークな発想で部署内に変化をもたらした社員など、様々な条件を設けることが、チームのモチベーション維持に重要です。


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まとめ

人事・総務担当者のお悩みを解決!新人研修の必要性と効果的な内容、成功に導くポイントを紹介8

新人研修の重要性と効果的な内容、成功に導くポイントについて紹介しましたが、新人に対して重点を置きたい内容は企業によって様々ですので、要点を踏まえた上で自社に合った実施計画を立てましょう。

要点は以下の4つです。

・新入社員が配属先にうまく着地できることに加えて、新入社員が配属先で躓いた時の心の拠り所、繋がりを作ることも新人研修の重要な目的であり、離職の防止やパフォーマンスの向上に貢献する。

・用意した研修コンテンツを淡々と実施するだけでなく、新入社員の精神状態を計り、適切なケアを柔軟に施すことも重要である。

・研修の目的を明確化し、それを他部署と丁寧に共有することで、新人研修の効果増大や研修の継続が可能となる。

・福利厚生制度やインセンティブ制度を用いた制度面での新入社員のフォローも重要であり、就活生や転職希望者はこれらの制度を非常に重要視している。


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