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業務効率向上を目指せ!具体的手段とおさえておきたい注意点

日々の雑多な業務を素早く、工数を少なく進めていくために、業務効率化に取り組みたい、と考える企業は多いのではないでしょうか?
業務効率化が成功すれば、コスト削減や生産性向上など、企業にとって多くのメリットをもたらします。

今回は、業務効率化のメリットや具体的手段、注意点などについて解説します。

目次[非表示]

  1. 1.業務効率化とは?業務効率化することのメリット
    1. 1.1.業務の定型化による能率アップ
    2. 1.2.人員不足への対応
    3. 1.3.コスト削減
    4. 1.4.生産性の向上
    5. 1.5.従業員のワークライフバランス向上
    6. 1.6.従業員の満足度が上がる
  2. 2.業務効率化を実現し、生産性を向上する具体的手段・アイデア
    1. 2.1.業務の優先順位をつける
    2. 2.2.業務マニュアル(資料)の作成
    3. 2.3.ワークフローの見直し
    4. 2.4.単純作業(ルーティン業務)はITシステム(ツール)で自動化する
    5. 2.5.外部パートナー(アウトソーシング)を活用する
    6. 2.6.社員の健康管理を見直す
  3. 3.業務効率化の効果測定方法
  4. 4.業務効率化をおこなう際の注意点
    1. 4.1.構想をしっかり練ってからスタートする
    2. 4.2.働く人のキャパシティに合わせたプランを立てる
    3. 4.3.業務効率化によって変わる業務フローに気を配る
    4. 4.4.対象を広げすぎないよう注意する
    5. 4.5.プラン通りにいかなかった場合はフィードバックとして活用
  5. 5.まとめ~JTBベネフィットは「睡眠の質の改善」で業務効率化をお手伝いします

業務効率化とは?業務効率化することのメリット

業務効率化とは、業務の実行において、限りなく少ない労力で、最大限の結果を出すための取り組みです。

ここでいう結果とは、業務の「ムリ」「ムダ」「ムラ」の徹底的排除からもたらされるもので、従業員のパフォーマンス向上に伴うあらゆる生産性の向上や、企業全体の業績向上を指します。

業務効率化には、以下のようなメリットがあります。


業務の定型化による能率アップ

業務の無駄を生み出す要因の一つとして、やるべきことが明確化されていないために、悩んだり、無駄な工程を自ら増やしたりする事例が多く見られます。
そこで、業務効率化によって業務フローを最適化する仕組みを構築できれば、ルーティン業務などの単純作業は定型化され、より少ない労力で大きな結果を出していくことが可能になります。


人員不足への対応

業務効率向上の取り組みとして、外部リソースの活用・単純業務の自動化などをおこなえば、従業員ひとり当たりの業務量を削減することができ、結果的に人員不足を補うことができます。
昨今、日本の多くの企業が人員不足に悩んでいますが、新規雇用は人的コストを増やし、経営圧迫の要因にもなり得ます。そこで、新しく人を雇うのではなく、今いる人員でどのように業務をまわしていくか、という視点で解決策を探していくのも、人員不足対策の選択肢の一つと言えるでしょう。 


コスト削減

業務効率化であらゆる無駄を排除していくことで、コスト削減にもつながります。
無駄なタスクが減ればその分従業員にかかる負担も軽くなり、残業や休日出勤によって発生する追加の人件費がおさえられます。


生産性の向上

日々雑多な業務に追われてオーバーワークの状況が続くと、従業員の精神状態は常に抑圧状態となり、本来の高いパフォーマンスを発揮できなくなります。
そこで、業務効率化によって雑多な業務を整理・最適化し、従業員が時間的・精神的余裕をもてるようになると、一人ひとりのパフォーマンスが向上し、結果的には企業全体の生産性向上につながります。 


従業員のワークライフバランス向上

現代は、「お金のために人生を費やす」のではなく、「いかに趣味やスキルアップ、家族との時間を確保しながら自分らしく働くか」という視点を重視する従業員が多い傾向にあります。
業務効率化により、業務量・業務時間が削減できれば、社員のワークライフバランスを保つことができます。 


従業員の満足度が上がる

業務効率化がうまく定着し、上記のように従業員がワークライフバランスをとれるようになれば、会社に対する満足度はもちろん、人生における満足度も高まります。
結果として仕事へのモチベーションやパフォーマンスにも好影響を与え、会社にとって良い循環を生み出します。


業務効率化を実現し、生産性を向上する具体的手段・アイデア

上記メリットを享受するためには、まずは現状に目を向け、業務効率化を正しく遂行しなければなりません。
業務効率化を実現し、生産性を向上させる具体的な手段・アイデアを6つ紹介します。


業務の優先順位をつける

忙しいからといって、目の前の仕事に手当たり次第取り掛かっていては非効率です。
まずは会社として、従業員たちの担当する各業務が以下のどれに当てはまるか考えてみましょう。

  1. 重要度:高 緊急性:高
  2. 重要度:低 緊急性:高
  3. 重要度:高 緊急性:低
  4. 重要度:低 緊急性:低

このように、業務の優先順位を明確にしておくことで、業務効率化の具体的な道筋が見えてきます。まずは、重要度が高いが緊急性の低い3.の業務で、試験的に効率化の取り組みを進めよう、といった戦略も立てやすくなります。 


業務マニュアル(資料)の作成

業務効率化を目指すには、やるべきことを明確化しなければなりません。
そのためには、業務マニュアルの作成が役立ちます。

マニュアル作成に伴い、あらためて作業工程を見直し業務を「見える化」することで、無駄の排除につながります。

そして、作成したマニュアルを見れば、誰でも滞りなく業務がおこなえて、同じクオリティの、同じ結果が出せるようになります。
マニュアルに沿っておこなうだけで良いので、無駄な思考や悩みをもつこともないでしょう。

ただし、一度作成したマニュアルは、定期的に見直す必要があります。
関連業務に変化があると、マニュアル内の整合性がとれなくなる可能性もあるため、定期的なチェックを実施しましょう。 


ワークフローの見直し

業務効率化を進める際には、一つひとつのタスクの洗い出しだけでなく、業務の一連の流れを見直し、各タスク間の流れに無駄や負担がないか、検討することも効果的です。

・定例会議やミーティングは本当に必要なのか
・業務手続きのフローに無駄はないか
・従業員全員が毎日出社する必要はあるのか

など、現状のルールに縛られず、今までの「当たり前」を疑う、柔軟な思考が最適なワークフローの構築には必要です。


単純作業(ルーティン業務)はITシステム(ツール)で自動化する

単純作業やルーティン業務は、RPAというITシステムの導入で自動化が可能です。

RPAとは、「Robotic Process Automation(ロボティックプロセスオートメーション)」の略で、人間がおこなっているパソコン作業を、ロボットによって自動化するというものです。

時間のかかる単純作業・ルーティン作業をシステムで自動化すれば、大幅な業務効率化につながり、従業員のワークライフバランスの構築や、コストの削減にも効果的です。

また、そこに割かれていた人的リソースを、ほかのクリエイティブな部分に活用できるため、企業全体の成長にもつながります。 


外部パートナー(アウトソーシング)を活用する

業務によっては、新規雇用などで人的リソースを確保し内製化するよりも、外部パートナーへのアウトソーシングを活用した方が、スムーズに業務効率化が進む場合もあります。

アウトソーシングは、自社にノウハウが蓄積されていない業務や、給与計算・社会保険手続き・経理などのルーティン業務、カスタマーサポート・物流・清掃など、自社での遂行が難しい業務に最適です。

また、専門家のコンサルティングによって、新たな業務効率化の道筋を得られるケースもあります。


社員の健康管理を見直す

業務効率化には、企業を支える社員のパフォーマンスが根強く関係しています。
企業にとって、社員の健康管理は欠かせないミッションであり、健康経営にも通じます。

健康維持のためには、バランスの良い食事、適度な運動・睡眠の見直しにより、肉体的・精神的に安定した健康状態を保つことが重要です。

特に、仕事のパフォーマンス向上には、脳疲労を回復させる良質な睡眠が必要です。
2014年厚生労働省から発表された「健康づくりのための睡眠指針2014」の第8条においても、睡眠不足がパフォーマンスを低下させ、ヒューマンエラーの危険を高めると明記されており、良質な睡眠の確保を推奨しています。

したがって、企業としても従業員の健康を気遣い、管理していくことが、結果的に生産性向上の近道になるといっても過言ではないでしょう。


業務効率化の効果測定方法

業務効率化を実現するためには、取り組みを実施してから一定期間経過した後に、どの程度の成果が出ているかを効果測定し、さらなる改善をしていくことが必須です。

具体的には、PDCAサイクルを繰り返し、効果を徐々に高めていくことが重要です。
※PDCAサイクル:Plan(計画)、Do(実行)、Check(検証)、Action(改善)

効果測定の際には、あらかじめ改善すべき指標(時間・コスト等)を明確化し、取り組み前後の変化を記録することで、業務効率化の進捗状況が「見える化」されます。

そこであぶり出された問題を改善し、再びPDCAサイクルをまわしていくことで、業務効率化の効果を最大限に引き出すことが可能です。


業務効率化をおこなう際の注意点

業務効率化の効果を最大化するために、以下のポイントに注意しおこなうようにしましょう。


構想をしっかり練ってからスタートする

業務効率化の取り組みは、あらかじめ構想を練ってからスタートしましょう。

「とりあえずやってみよう!」といったざっくりとしたイメージでスタートすると、会社側の目的や意図が従業員に伝わらず、思い通りの結果が得られない可能性があります。

業務効率化によって起こりうる変化や、メリット・デメリットを考慮した上で、しっかり構想を練ることが、成功の近道と言えるでしょう。


働く人のキャパシティに合わせたプランを立てる

業務効率化をおこなう際には、従業員のキャパシティの範囲内でプランを立てましょう。

業務効率化を急ぐあまり、短期間で多くのプロジェクトを実行してしまうと、従業員への負担が大きくなります。
従業員の肉体的・精神的なキャパシティを超えた結果、体調不良を引き起こし想定外の工数がかかったり、うまく結果に反映されなかったりする可能性もあるので、自社の状況を見極め、無理のないペースで進めていくことが重要です。


業務効率化によって変わる業務フローに気を配る

業務効率化によって、その業務だけでなく、付随業務にも変更が発生する可能性があります。
従業員の負担軽減のためにも、マニュアル等を作成していくことが望ましいでしょう。


対象を広げすぎないよう注意する

業務効率化を徹底したいあまり、対象とする範囲を広げすぎてうまくいかなかった、というケースも多いです。
あれもこれもと手広くはじめるのではなく、まずは最も非効率と判断される範囲に限定し、ひとつずつ確実に施策を進めましょう。

その効果が実感された後に、別のセクションに取り組みを広げていくことで、失敗のリスクを最小限にできます。


プラン通りにいかなかった場合はフィードバックとして活用

新しい試みは、はじめからプラン通りに進むものばかりではないはずです。
結果的にうまくいかなかった案件については、その原因を突き詰め、ミスをミスで終わらせない対応が大切です。
そのためにも、上司やメンバーへのフィードバックを怠らず、せっかくの失敗を無駄にしない工夫を心がけましょう。


まとめ~JTBベネフィットは「睡眠の質の改善」で業務効率化をお手伝いします

業務効率化には、すべてに適応できるたったひとつの正解はありません。
会社や従業員の状況によって最適なプロセスは異なるため、まずは自社の現状を的確に把握するところからはじめましょう。

そして、業務効率化は、直接的な企業経営に関してだけでなく、それを支える従業員にとっても大きなプラスをもたらします。
従業員に選ばれる企業であり続けるためにも、積極的に業務効率化に取り組んでいく必要があります。

JTBベネフィットでは、業務効率化の一環として「スリープタフネスセミナー」を実施しています。

私たちの活動の原動力となる「睡眠」をおろそかにすると、生活習慣病やメンタルの不調を引き起こし、従業員の健康、さらには健全な企業経営を脅かすことになりかねません。

業務効率化のためには、従業員一人ひとりが睡眠に対しての正しい知識やスキルを身につけ、良質な睡眠を手に入れることが重要です。

JTBベネフィットは、睡眠を通して、御社の業務効率化の一端を担ってまいります。


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