新型コロナで加速する「スマートワーク」とは?取り組みのポイントや事例を解説

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※この記事は2020年12月10日に更新しました。


この記事のまとめ

・スマートワークとは「労働生産性の向上を目的とした効率的な働き方」
・テレワーク(リモートワーク)もスマートワークの1つ
・新型コロナウイルス感染症の影響でテレワークを導入する企業が増加
・スマートワーク導入メリットは、新たな労働力の確保や業務の効率化
・スマートワーク導入における注意点はセキュリティ対策や評価制度の見直し

目次[非表示]

  1. 1.スマートワークとは?働き方の他に何が変わる?
    1. 1.1.スマートワークの導入による変化
  2. 2.スマートワークの具体例
    1. 2.1.Zoom
    2. 2.2.LINE WORKS
    3. 2.3.Dropbox
    4. 2.4.日経スマートワーク
  3. 3.スマートワークのメリットとデメリット
  4. 4.スマートワーク導入のデメリット解決策
    1. 4.1.勤務管理が困難
    2. 4.2.セキュリティ対策が困難
    3. 4.3.評価制度の変更が必要になる可能性
    4. 4.4.従業員同士のコミュニケーション機会が減る
  5. 5.導入担当者が語る!スマートワーク導入のポイント
    1. 5.1.<ポイント1>スマートワークは「徐々に」「可能な範囲」の導入で良い
    2. 5.2.<ポイント2>実際にWEB会議やチャットツール等を体験してもらう
    3. 5.3.<ポイント3>専用回線しかアクセスできないシステムへの対策
    4. 5.4.<ポイント4>まずお試しでやってみる
  6. 6.まとめ

スマートワークとは?働き方の他に何が変わる?

テレワークしながら子育てする母親

スマートワークとは「仕事の効率を上げる働き方」です。一方で、新型コロナウイルス感染症の感染拡大に伴う各企業のテレワーク(リモートワーク)の導入は、仕事の効率化よりも外出の制限を目的としています。

しかし、今後、労働力不足が深刻になる日本では、仕事の効率化を目的としたスマートワーク(テレワーク・リモートワーク等)の導入がさらに増える見込みです。

テレワーク(リモートワーク)の他にも、効率的なコミュニケーションツール(チャット等)を活用することで時間の短縮を実現できますが、これもスマートワークの1つです。このようなスマートワークの導入による変化点をメリットベースで確認しましょう。

スマートワークの導入による変化

スマートワーク導入によるメリット

対象
変化点(主なメリット)

企業

優秀な人材の確保/業務効率化/オフィス縮小/交通費削減
社員
通勤時間の削減/業務効率化/ワークライフバランスの充実

企業のメリットの1つに優秀な人材の確保が挙げられます。例えば、以下のような勤務条件で従業員を募集したとします。

「週5日出社で勤務時間9:00~18:00」

この場合、時間や場所の拘束が条件に合わずに応募を断念する方がいるかと思いますが、スマートワークの導入により、以下のような条件となればどうなるでしょうか。

「毎日の出社は不要で勤務時間はフレキシブルに調整可能」

これであれば応募を検討する可能性が高まり、より多くの人材にアプローチできるようになります。

また、社員としては、通勤が不要になれば通勤時間を他のことに費やすことができる上、満員電車のストレスから解放されます。より仕事に取り組みやすくなることで、育児や介護、または自身の心身的な理由などから仕事を諦めていた方が労働に参加できるメリットがあります。


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スマートワークの具体例

テレワークでWEB会議システムを活用している日本人男性従業員

先ほど紹介した通り、スマートワークの導入事例で最も多いのが「テレワーク」「リモートワーク」です。

改めて、テレワークとはどのような意味なのでしょうか。

テレワークの用語説明のイメージ

テレワークとは、「Tele (離れた場所)」と「Work (仕事)」の意であり、オフィスから離れた場所で仕事ができることを意味します。

一方、リモートワークはどのような意味でしょうか。

リモートワークの用語説明のイメージ

リモートワークとは、「Remote(遠隔)」と「Work(仕事)」の意であり、オフィスから離れた場所で仕事ができることを意味します。​​​​​​​

したがって、テレワークとリモートワークは同意です。オフィスから離れた場所で仕事をするにはICT(情報通信技術)ツールの利用が必須ですが、テレワーク(リモートワーク)の際によく使用されるツールを中心に紹介します。


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Zoom

ZoomはWEB会議システムの1つです。すっかりお馴染みの方も多いと思いますが、PCやスマートフォンに内蔵されているカメラとマイクを使い、離れた場所でも映像と音声を使った会議が可能です(外付けのカメラ、マイクでも可能)。

1つの場所に集まらなくても、お互いの顔を見ながら会議できることが魅力ですが、画面をOFFにして音声のみでの会議も可能です。

Zoomには無料版と有料版がありますが、無料版で最大100名(有料版は最大1,000名)が会議に参加できます。ただし、3人以上が会議に参加する場合、時間が40分以内に制限されます(有料版は30時間以内)。無料版と有料版の主な違いは以下の通りです。


Zoomの無料版と有料版の主な違い

機能
無料版
有料版
参加者定員
100名
1,000名
時間制限
(3人以上参加)
40分
30時間
レコード機能
あり(クラウド保存不可)
あり(クラウド保存可)
投票機能
なし

あり(多数決やアンケートが可)

有料版は3つのプランにわかれており、それぞれ使える機能が異なりますので、詳しくはこちらのリンクにてご参照ください。

LINE WORKS

LINE WORKSは、ビジネスチャットツールの1つです。プライベートチャットアプリとして普及しているLINE(ライン)のビジネス版で、WEB会議機能もありますが、チャットを中心に多様な機能が備わっている点がZoomとの違いです。


LINE WORKSの機能

・通常のチャット、WEB会議(音声・ビデオ通話)が最大200名と可能
・メッセージの翻訳機能がある
アンケート機能カレンダー機能がある

LINE WORKSでもWEB会議ができるのですが、ZOOMと異なり、会議の録画やファイル共有(画面共有はLINE WORKSでも可能)ができません。また、LINE WORKSのWEB会議は参加者全員のアカウント登録が必須である点も大きな違いです。

他のビジネスチャットツールとしては、ChatworkSlackMicrosoft TeamsWorkplaceが有名で、仕事の連絡にはメールではなくチャットを用いる会社が増えています。

Dropbox

Dropboxはオンラインストレージサービスを提供する企業ですが、近年、同社が提供している「スマートワークスペース」が注目を浴びています。

スマートワークスペースとは、主にデスクワークにおいて、チーム(もしくは課)で扱う全てのコンテンツと使い慣れたツールを1ヶ所に集約したデジタル環境です。

同社の社長は、以下の2つの実態に課題感を持ち、Dropboxのフォルダ内で、ファイル形式のデータだけでなく、よく参照するWEBサイトや、他社のクラウドサービスと連携できるような環境を構築しました。

・知識労働者は平均9.39個のアプリを使用し、常に5~9個のアプリを同時使用している
・中断されず作業できる時間は平均11分(集中状態に戻るには平均25分必要)

また、作業が中断される原因であるコミュニケーションにより発生した突発的な作業ではなく、タスクを重視しており、スマ―トワークスペースのUI(ユーザーインターフェース)も以下のように設計されています。

1.フォルダ名として、仕事のタスクが表示される。
2.1.を開くと、タスク内容の説明や、タスクのTo Doリストが表示される。
  (タスクが終了すると打ち消し線が引かれる)
3.タスクに関わるメンバーが表示され、画面上で直接メンバーと連絡可能。

その他にも、例えば画像検索において、そのファイル名に「会議」という文字がなくても、AIによって画像内容から該当しそうなデータを引き出せるといった、時短に繋がる機能も備えています。

日経スマートワーク

先進技術の導入やイノベーション、構造転換を通じた働き方改革で企業の生産性向上に繋げ、日本経済の成長を目指すキャンペーンです。日本経済新聞グループが推進しており、働き方改革等のニュースや調査、イベント、研究をおこなっています。


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スマートワークのメリットとデメリット

スマートワーク(テレワーク・リモートワークの導入前提)のメリットとデメリットを企業目線で紹介します。メリットは冒頭でも紹介しましたが、さらに詳しく確認しましょう。

メリット
デメリット

・優秀な人材の確保

・従業員のモチベーションUP

・離職防止

・業務効率化

・オフィス縮小

・交通費削減

・勤怠管理が困難

・セキュリティ対策が困難

評価制度の変更が必要

コミュニケーション機会減少

スマートワークの導入により、従業員のワークライフバランスが充実することで、求職者へのアピールや従業員のモチベーションUP、業務効率化に加えて、多くの企業が問題意識を持っている離職の防止に繋がります。

また、部分的であってもテレワーク(リモートワーク)を導入することで、オフィスの縮小通勤にかかる交通費の削減が実現できます。オフィスを縮小する際は、各従業員に決められた席を割り当てるのではなく、日によって自由に席を選べる環境フリーアドレス)を整える傾向がみられます。

デメリットについては、次のトピックで解決策も含めて詳しく紹介します。


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スマートワーク導入のデメリット解決策

テレワークでオンとオフの区別がつかず長時間労働に陥っている従業員

前項で挙げたデメリットの解決策を紹介します。全てのデメリットは従来の労働環境を変えるための負荷であり、それを乗り越えれば大きなメリットを享受することが可能です。

勤務管理が困難

オフィスで仕事をする際は直接従業員の勤務状況を確認できましたが、テレワークではそれができません。そこで、テレワークにおける具体的な勤務管理方法を紹介します。


テレワークの勤務管理の方法(例)

方法
メリット・デメリット等
ログ管理
管理側の手間がかかり、勤務管理で導入する企業は稀
WEB会議システムの常時接続
カメラの常時稼働は監視に近く、導入する企業は稀
PC画面のスクリーンショット撮影
(不定期)

PCの画面が長時間変わっていない場合や、業務に関係ない画面がないかチェックできる

管理側の手間もそれほどかからず、比較的導入している企業が多い

始業、昼休み、終業のチャット報告
従業員の自己申告であり、管理機能は弱くなるが、比較的導入している企業が多い


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セキュリティ対策が困難

各従業員が離れた場所で勤務することで、情報漏洩のリスクは格段に上がります。その対策は社内の専門部署に加え、場合によっては専門業者にも協力を仰ぎながら、セキュリティ対策を講じることをおすすめします。

まずは、セキュリティ対策の原則的な考え方を紹介します。


セキュリティ対策の基本骨子(例)

対象
内容
ルール
・基本となる作業(仕事)方法のルール化(とルール違反時の罰則規程)
・有事の対処方法をルール化

・ルールやセキュリティ対策を理解する機会提供(説明会、窓口設置等)

・(ルール違反時の罰則を周知)
技術
・種々の脅威に対して「認証」、「検知」、「制御」、「防御」を実施
※特に専門業者の協力が必要

また、以上のような仕組みに加えて、リモートで使用する際の機能を制限したり、ウイルス対策を施したPC等のICTツールを企業から支給することも対策の1つです。

費用や工数はかかりませんが、効果が高い対策としては、PCや携帯電話の画面にプライバシーフィルターを貼ること等が挙げられます。

専門的なセキュリティの詳細については、以下の総務省のガイドラインもご参考ください。

出典:総務省 テレワークセキュリティガイドライン


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評価制度の変更が必要になる可能性

対面での仕事が減ることによって、「評価しづらくなる」ことを心配する声も聞きますが、それはテレワーク(リモートワーク)が「プロセス評価」に適さないことに起因しています。解決策の例として、以下の見直し項目をご覧ください。


評価制度の見直し項目(例)

見直し項目
内容
評価内容
会社が「結果」と「プロセス」に関する評価の割合(評価制度)を見直す
(結果重視に変更する)
目標設定
社員とともに目標の設定を具体的かつ可能な範囲で数値化する
(評価の基準を明確にする)
評価プロセス

業務のプロセスについて説明する機会を社員に与える

(プロセスを無視するのではなく、説明機会を与えて考慮する)

アウトプット×費やした時間がより顕在化するので、無駄な残業が減り、評価が高い人が高い報酬を得る仕組みへのシフトも可能になります。


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従業員同士のコミュニケーション機会が減る

テレワークはFace to Faceのコミュニケーションを否定するものではありません。
テレワークになっても、チャットでのやり取りだけでなく、息抜きにWEB会議をする時間をもつことも重要です。

この場合は、業務を円滑に進めるためのコミュニケーションの時間と割り切り、特に仕事の話をしなくてもよいかもしれません。加えて、負担にならない程度にメンバーで出社日を合わせる等の対応をしている企業も多く見かけます。


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導入担当者が語る!スマートワーク導入のポイント

シニアでもICTを活用してテレワークできます

スマートワークの導入対応を担当した執筆者が、導入時のポイントを紹介します。

<ポイント1>スマートワークは「徐々に」「可能な範囲」の導入で良い

スマートワークを全社で同時に導入することは現実的ではありません。各部署に様々な事情があるので、コンセンサスを得るのに時間がかかる上、導入に際して個別の問題が発生し、対応に時間がかかるためです。

まずは、特定の部署で期間を決めて導入し、そこで生じた問題点を解決しつつノウハウを積み上げて、導入部署を広げていくことをおすすめします。

また、部署によってはテレワーク(リモートワーク)ができないケースもあります。例えば、メーカーの製造部門では、全ラインを自動化にするというハードルがあり、それを達成してもなお、全員がテレワーク(リモートワーク)にシフトすることは難しいとの声もあります。

部署や仕事内容によって、可能な範囲で導入していくことが重要です。

<ポイント2>実際にWEB会議やチャットツール等を体験してもらう

長い間、従来の働き方で仕事と向き合ってきた社員ほど、新しい働き方を受け入れるハードルは高くなります。また、物心がついた時からICTツールに触れてきた若手社員(デジタルネイティブ)と、それ以外の社員に、同じ資料で同じ説明をすることは非効率です。

そこで、まずおすすめしたいのは、WEB会議やチャットツール等を体験してもらい、その後に細かい説明を添える方法です。

知識からではなく、体験からそのメリットを理解してもらうことで、導入までの時間を省略することができます。

<ポイント3>専用回線しかアクセスできないシステムへの対策

先ほど紹介したセキュリティ対策と併せて、ネックになるのが専用回線です。

対処法としていくつかの方法がありますが、一般的にはVPN(Virtual Private Network)と呼ばれる仕組みを使うことで、社外からも社内サーバーやシステムにアクセスすることが可能になります。

VPNとは?―――――――――――――――――――――――――――――――――

・仮想の専用回線=部外者が入りにくい回線を確保する(トネリングと呼ばれます)
・やり取りするデータを暗号化する
・やり取りする相手同士を承認することで不正アクセスを防止する

――――――――――――――――――――――――――――――――――――――

VPNの設定をすることで、社内にいる環境と変わらずに仕事をすることが可能になる上に、無料Wi-Fi等を使用する際にも一定の安全性が担保されます。

詳細はこちらのリンクをご参照ください。

<ポイント4>まずお試しでやってみる

まずは特定の部署で小さく始めてみることで理解も深まります。スマートワーク導入のバックアップを専門としている企業もありますので、そういった専門業者に相談するのも方法の1つです。

ただし、評判のいいサービス提供先企業であっても、1社だけでなく複数の企業に意見を聞き自社のニーズにあった提案を受けることが重要です。


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まとめ

テレワークする若手女子社員

いかがでしたでしょうか。スマートワークの概要やその代表例とされるテレワーク(リモートワーク)について詳しく紹介しました。今回のポイントは以下の通りです。


この記事のまとめ

・スマートワークとは「労働生産性の向上を目的とした効率的な働き方」
・テレワーク(リモートワーク)もスマートワークの1つ
・新型コロナウイルス感染症の影響でテレワークを導入する企業が増加
・スマートワーク導入メリットは、新たな労働力の確保や業務の効率化
・スマートワーク導入における注意点はセキュリティ対策や評価制度の見直し


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