【新型コロナによる在宅勤務も網羅】スマートワーク導入企業が増加!テレワークの詳細や働き方の変化も解説!

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スマートワークという言葉をご存知でしょうか。最近では、新型コロナウイルス感染症の感染拡大に伴い、多くの企業がテレワークを導入しましたが、これもスマートワークの1つです。スマートワークとは「労働生産性の向上に寄与する効率的な働き方」を意味しますが、そのメリットや導入する際のポイントを確認しましょう。


この記事のまとめ

・スマートワークとは「労働生産性の向上を目的とした効率的な働き方」であり、「就業場所の自由」を意味するテレワーク(リモートワーク)もその1つ

・新型コロナウイルス感染症の感染拡大によりテレワーク(リモートワーク)を導入する企業が増加している

・スマートワーク導入の本来のメリットは、既存の働き方では制限があった労働力の確保業務の効率化など

・一方で、企業にはセキュリティ対策評価制度の見直しが必要となる

目次[非表示]

  1. 1.スマートワークとは?働き方の他に何が変わる?
  2. 2.スマートワークの具体例〜今更聞けない!テレワークに加え話題のLINE WORKSや日経スマートワークもご紹介〜
  3. 3.スマートワークのメリットとデメリットを検証
  4. 4.スマートワーク導入のデメリット解決策
    1. 4.1.勤務管理が困難
    2. 4.2.セキュリティ対策が困難
    3. 4.3.評価制度の変更が必要になる可能性
    4. 4.4.社員同士のコミュニケーション機会が減る
  5. 5.新型コロナ対応によるテレワーク導入担当者が語る〜導入時の要対応事項〜
    1. 5.1.スマートワークは「徐々に」「可能な範囲」の導入で良い
    2. 5.2.実際にWEB会議やチャットツールを体験してもらう
    3. 5.3.会社の専用回線でしかアクセスできないサーバーやシステムへの対策
    4. 5.4.まずお試しでやってみる
  6. 6.まとめ

スマートワークとは?働き方の他に何が変わる?

テレワークしながら子育てする母親

冒頭でご紹介した通り、スマートワークとは「仕事の効率を上げる働き方」です。

新型コロナウイルス感染症の感染拡大による各企業のテレワーク(リモートワーク)の導入は、仕事の効率化よりも外出の制限を目的としていますが、今後、労働力不足が深刻になる日本においては、仕事の効率化を目的としたスマートワーク(テレワーク・リモートワーク等)の導入が増える見込みです。

テレワーク(リモートワーク)の他にも、効率的なコミュニケーションツール(例えば、メールでなくチャットなど)を活用することで時間の短縮を実現することも可能ですが、これもスマートワークの1つになります。

このようなスマートワークの導入による変化点をメリットベースで確認しましょう。


スマートワークの導入で変わること

対象
変化点(主なメリット)

企業

優秀な人材の確保/業務効率化/オフィス縮小/交通費削減
労働者
通勤時間の削減/業務効率化/ワークライフバランスの充実

企業として最も大きいメリットの1つは優秀な人材の確保です。

例えば、以下のような勤務条件で従業員を募集したとします。

「週5日出社で勤務時間9:00-18:00」

この場合、時間や場所の拘束が条件に合わずに応募を断念した方も、スマートワークの導入により、

「毎日の出社は不要で勤務時間はフレキシブルに調整可能」

となれば、応募を検討する可能性が高まります。

労働者としても、通勤が不要になれば通勤時間を他のことに費やせる上、満員電車のストレスから解放され、より仕事に取り組みやすくなることで、育児や介護、または自身の心身的な理由などから仕事を諦めていた方が労働に参加できるメリットがあります。


スマートワークの具体例〜今更聞けない!テレワークに加え話題のLINE WORKSや日経スマートワークもご紹介〜

テレワークでWEB会議システムを活用している日本人男性従業員

先ほどご紹介した通り、スマートワークの導入事例で最も多いのが「テレワーク」「リモートワーク」です。

テレワークとは、「Tele (離れた場所)」と「Work (仕事)」の意であり、場所を選ばずに仕事ができることを意味します。

一方で、リモートワークは「Remote(遠隔)」と「Work(仕事)」の意であり、会社から離れた場所で仕事ができることを意味します。

したがって、テレワークとリモートワークの意味はほぼ同じですが、IT業界において、業務の特性上、会社以外の場所で仕事をすることが多いためリモートワークと呼ばれる傾向があります。

以下に、テレワーク(リモートワーク)の際によく使用されるICT(情報通信技術)ツールやよく耳にするワードをご紹介します。


1.Zoom
ZoomはWEB会議システムの1つです。PCやスマートフォンに内蔵されている(あるいは外付けによる)カメラとマイクによって、離れた場所でも映像と音声を使った会議が可能で、無料版であっても最大100名(有料の場合最大1,000名)が会議に参加できます。

1つの場所に集まらなくても、お互いの顔を見ながら会議ができることが魅力ですが、画面をOFFにして音声のみでの会議も可能です。

他のWEB会議システム(無料)は以下をご参考ください。



LINE
Facebook
Messenger
ハングアウト
Skype
Zoom
Cisco Webex
Meetings
Microsoft
Teams
Web
×※1
純正
アプリ
Windows版
×
mac
OS版
×
iOS版
And
roid版
最大
接続人数
200人
50人
10人
50人
100人※3
100人
250人
PC画面共有
※2
アカウント
の登録

不要

不要
不要
録音・録画
×
×
×

※4
×※5
その他の
機能
背景ぼかし・
エフェクト
エフェクト

背景ぼかし
バーチャル背景・
ホワイト
ボード等
ホワイトボード・
投影等
共有ストレージ等

※1 Web(Chrome)版はビデオ通話非対応。 ※2 別途、Chrome向けプラグインが必要。 ※3 3人以上の会議は40分までの時間制限がある
※4 ホストのみ対応可。 ※5 有料版で利用可能。

出典:Business Insider Japan Zoomだけじゃない。無料で使えるビデオ会議アプリ徹底比較


2.LINE WORKS
LINE WORKSとは、ビジネスチャットツールの1つです。

プライベートチャットアプリとして普及しているLINE(ライン)のビジネス版で、ZoomのようなWEB会議機能もありますが、その他にも多様な機能が備わっている点がZoomとの違いです。

LINE WORKSの機能
・通常のチャット、音声・ビデオ通話が可能
・画像を共有しながらチャットや音声・ビデオ通話が最大200名と可能
通訳機能ある
アンケート機能カレンダー機能がある

アンケート機能は、予定を調整する際にも用いられます。他のビジネスチャットツールとしては、ChatworkSlackが有名で、仕事の連絡にメールではなくチャットを用いている会社が増えてきています。


3.日経スマートワーク
先進技術の導入やイノベーション、構造転換を通じた働き方改革で企業の生産性向上につなげ、日本経済の成長を目指すキャンペーンです。日本経済新聞グループが推進しており、働き方改革等のニュースや調査、イベント、研究を行っております。

出典:日本経済新聞社 NIKKEI Smart Work


スマートワークのメリットとデメリットを検証

スマートワーク(テレワーク・リモートワークの導入前提)のメリットとデメリットを企業目線で紹介します。メリットは冒頭でご紹介しましたが、さらに詳しく確認しましょう。


内容
メリット

1.優秀な人材の確保

2.従業員のモチベーションUP

3.離職防止

4.業務効率化

5.オフィス縮小

6.交通費削減

デメリット

1.勤怠管理が困難

2.セキュリティ対策が困難

3.評価制度の変更が必要になる可能性

4.社員同士のコミュニケーション機会の減少

スマートワークの導入により、従業員のワークライフバランスが充実することで、離職防止に繋がる効果があります。また、1週間のうち何日かをテレワーク(リモートワーク)や、全社員を2つ(以上)のグループに分けてテレワーク(リモートワーク)を行うスプリットチーム制にした場合でも、オフィスの縮小交通費の削減を実現できます。

テレワーク(リモートワーク)を推奨している企業では、各従業員に決められた席はなく、日によって自由に席を選べる環境フリーアドレス)を整えている傾向が多くみられます。


スマートワーク導入のデメリット解決策

事例	従業員のストレス軽減に役立つ「ストレスコーピング」とは?具体例も解説

前項で挙げたデメリットに関して解決策をご紹介します。デメリットと記載していますが、これまでの労働環境を変えるという意味での負荷であり、それを乗り越えれば大きなメリットを享受することが可能です。

勤務管理が困難

具体的にどのような勤務管理方法があるのでしょうか。

テレワークの勤務管理の方法(例)

方法
課題・傾向
ログ管理
確認する負荷が非常に大きい
WEB会議システムによるカメラで管理

監視に近く、導入する企業は稀

PCのスクリーンショット撮影
比較的、導入している企業が多い
就業開始、昼休み、就業終了の報告
比較的、導入している企業が多い

PC画面のスクリーンショット撮影など、勤務管理のシステムを提供している企業も存在しています。その一方で、「チャットを通じて課やチームで頻繁に連絡を取るので、そのような勤務管理ツールは導入していない」という企業もあります。

セキュリティ対策が困難

基本的に、セキュリティ対策では以下の「ルール・人・技術」の3つが重要になります。

重要項目
内容
ルール

安全を確保するための作業方法(仕事の仕方)をルールとして設定します。

また、有事の対処方法についてもルール化しておくことで、不足の事態に適切な対処が可能になります。

社員に対してセキュリティ対策を理解させる機会を与え、場合によってはルールの遵守違反に伴うペナルティを提示することも効果的です。
技術

種々の脅威に対して「認証」、「検知」、「制御」、「防御」を自動的に実施するものです。

これは特に、専門部署や専門業者の意見を聞くことが重要です。

これらは、社内の専門部署に加え、複数の外部業者に話を聞いた上で、納得のできるセキュリティ対策を講じることも重要になります。

また以上のような仕組みに加えて、機能を制限したり、ウイルス対策を施したPCや携帯電話を企業から支給することや、簡単で効果が高い対策として、PCや携帯電話の画面にプライバシーフィルターを貼ることが挙げられます。

専門的なセキュリティの詳細については、以下の総務省のガイドラインもご参考ください。 

出典:総務省 テレワークセキュリティガイドライン

評価制度の変更が必要になる可能性

対面での仕事が減ることによって、「評価しづらくなる」ことを心配される声も聞きますが、それはテレワーク(リモートワーク)が「プロセス評価」に適さないことに起因しています。

解決策としては、以下の表をご覧ください。

項目
内容
評価内容
会社が「結果」と「プロセス」に関する評価の割合(評価制度)を見直す
目標設定

社員とともに目標の設定を具体的かつ可能な範囲で数値化する

評価プロセス
業務のプロセスについて説明する機会を社員に与える

アウトプット×費やした時間がより顕在化するので、無駄な残業が減り、評価が高い人が高い報酬を得る仕組みへのシフトも可能になります。

社員同士のコミュニケーション機会が減る

テレワークはFace to Faceのコミュニケーションを否定するものではありません。

テレワークになっても、チャットでのやり取りだけでなく、息抜きにテレビ会議をする時間をもつことが重要です。この場合は、業務を円滑に進めるためのコミュニケーションの時間と割り切り、特に仕事の話をしなくてもよいかもしれません。

加えて、負担にならない程度にメンバーで出社日を合わせるなどの対応をしている企業も見かけられます。


新型コロナ対応によるテレワーク導入担当者が語る〜導入時の要対応事項〜

スマートワークの導入対応を担当した執筆者が、導入時のポイントをご紹介します。

シニアでもICTを活用してテレワークできます

スマートワークは「徐々に」「可能な範囲」の導入で良い

スマートワークを、全部署で同時に導入することは現実的ではありません。まずは特定の部署で期間を決めて導入し、そこで生じた問題点を改善していきながら導入部署を広げていくことをお勧めします。

また、部署によってはテレワーク(リモートワーク)ができないケースもあります。例えばメーカーの製造部門では、全ラインを自動化にするという条件を達成してもなお、全員がテレワーク(リモートワーク)をすることは現実的ではありません。

部署や仕事内容によって、可能な範囲で導入していくことが重要です。

実際にWEB会議やチャットツールを体験してもらう

従来の働き方で長い間仕事に向き合ってきた社員ほど、新しい働き方を受け入れるハードルが高いことは自然なことです。

また、物心がついた時からPCに触れてきた若手社員と、入社時はPCや携帯電話がなかったベテラン社員に同じ説明をすることは効果的ではない上に、口頭や資料でスマートワークを説明しても、正確に伝えることが難しく、時間をロスしてしまいます。

そこでまずは、テレビ会議やチャットツールを体験していただき、その後に細かい説明をすることで、スムースに導入することができます。

スマートワークには効率化のメリットがあるため、一定期間体験してもらえれば、誰にでも簡単で手間がかからないことを理解してもらうことが可能です。

会社の専用回線でしかアクセスできないサーバーやシステムへの対策

先ほどご紹介したセキュリティ対策と併せてネックになるのがこちらかと思います。

対処法としていくつかの方法がありますが、一般的にはVPN(Virtual Private Network)と呼ばれる仕組みを使うことで、社外からも社内サーバーやシステムにアクセスすることが可能になります。

VPNとは?―――――――――――――――――――――――――――――――――

・仮想の専用回線=部外者が入りにくい回線を確保する(トネリングと呼ばれます)

・やり取りするデータを暗号化する

・やり取りする相手同士を承認することで不正アクセスを防止する

――――――――――――――――――――――――――――――――――――――

VPNの設定をすることで、社内にいる環境と変わらずに仕事をすることが可能になる上に、無料Wi-Fi等を使用する際にも一定の安全性が担保されます。

詳細は以下のリンクをご参照ください。

出典:NTTPC VPN接続とは?VPNの基本とメリット・デメリットを紹介

まずお試しでやってみる

まずは特定の部署で小さく始めてみることで理解も深まります。スマートワーク導入のバックアップを専門としている企業もありますので、そういった専門業者に相談するのも方法の1つです。

ただし、評判のいいサービス提供先企業であっても、1社だけでなく複数の企業に意見を聞き自社のニーズにあった提案を受けることが重要です。


まとめ

テレワークする若手女子社員

いかがでしたでしょうか。スマートワークの概要やその代表例とされるテレワーク(リモートワーク)について詳しくご紹介いたしました。今回のポイントは以下の通りです。


この記事のまとめ

・スマートワークとは「労働生産性の向上を目的とした効率的な働き方」であり、「就業場所の自由」を意味するテレワーク(リモートワーク)もその1つ

・新型コロナウイルス感染症の感染拡大によりテレワーク(リモートワーク)を導入する企業が増加している

・スマートワーク導入の本来のメリットは、既存の働き方では制限があった労働力の確保業務の効率化など

・一方で、企業にはセキュリティ対策評価制度の見直しが必要となる


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