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急速に浸透するテレワーク、時間管理はどうすべきか?課題と解決策

近年の働き方改革により普及が進んでいる「テレワーク」ですが、新型コロナウイルス感染症の世界的拡大にともない、非常事態宣言が発出され、外出自粛中の今はテレワークの一種である在宅勤務が急速に普及されつつあります。しかし、通勤をともなわないテレワークでは、従業員の労働時間の管理を適切におこなうにはどうしたら良いのか、頭を悩ませている企業も多いのではないでしょうか。今回は、テレワークの導入のメリットやデメリット、時間管理方法まで紹介していきます。

すでにテレワークを導入している企業も、これから導入を検討している企業も、時間管理方法に悩む人事・総務担当の方は、ぜひ参考にしてみてください。

目次[非表示]

  1. 1.テレワークの導入の背景とメリット・デメリット
    1. 1.1.テレワーク導入の背景
    2. 1.2.テレワーク導入のメリット
    3. 1.3.テレワーク導入のデメリット
  2. 2.テレワークの時間管理の方法
    1. 2.1.事業場外みなし労働時間制について
    2. 2.2.テレワークの時間管理にはツールも有用
  3. 3.テレワークの時間管理の事例
    1. 3.1.社内で説明会をおこない勤怠管理のルールを徹底した事例
    2. 3.2.ツール導入によって「見える化」をおこなった事例
    3. 3.3.テレワーク手引きを作成し始業終業時やスケジュールの報告をおこなった事例
  4. 4.テレワークの時間管理には積極的にソリューションを活用

テレワークの導入の背景とメリット・デメリット

近年、テレワークは大きな広がりをみせていますが、その必要性を高めた要因はどのような点にあるのでしょうか。また、テレワークにはどのようなメリットとデメリットがあるのでしょうか。順番に解説していきます。

テレワーク導入の背景

企業のテレワーク導入に広がりをみせているひとつの要因として、新型コロナウイルス感染症の世界的拡大による外出自粛もさることながら、働き方改革や少子高齢化による労働力不足が考えられます。近年は、働き方改革により「労働者の働きやすさ」の実現が重視され、働く環境を労働者自身が自由に選択しやすい社会が実現しつつあります。そのため、以前に比べて従業員が流出しやすくなり、慢性的な人手不足も広がっています。また少子高齢化が急速に進むにつれ、労働人口そのものが減少するだけでなく、家族の介護問題を抱える従業員も増加していきます。そうなると介護と仕事の両立が難しくなり、働き方の見直しを余儀なくされる従業員も多くなります。

このような、現代の労働者が直面している状況に柔軟に対応できる労働システムがテレワークです。「毎日出勤することが当たり前」という従来の常識を打破るテレワークは、多くの労働者から大きな関心を集めています。

テレワーク導入のメリット

テレワークとは、企業にどのようなメリットをもたらすのでしょうか。ここでは主な3つを紹介していきます。

人材確保
テレワークの導入により、企業の採用障壁を取除くことができます。テレワークであれば、遠隔地からの採用が可能です。そのため、採用者の居住地域を問わず、純粋に自社に興味を持ち、優秀なスキルを持った人材の雇用が実現するメリットがあります。

離職回避
テレワークの導入は、既存社員の従業員満足度(ES)を高める要因となりえます。結婚や出産、介護、パートナーの転勤などにより、ワークスタイルを見直さざるをえなくなる人は多くいます。その状況に立たされた従業員たちに、今と変わらない労働環境を提供できるのがテレワークの強みです。

コストカット
テレワークを導入すると通勤の必要がなくなるため、通勤手当分のコストカットが実現します。それだけでなく、従業員分のオフィススペースや備品類を確保する必要もなく、必要最低限の環境整備で良くなるため、賃料などの経費カットも可能です。

テレワーク導入のデメリット

一方で、テレワークにはデメリットも存在し、これにより多くの企業ではテレワークの必要性を実感しながらも導入を躊躇しているといえます。

時間管理が難しい
テレワークでは従業員の様子を直接確認できないため、時間管理が難しくなります。業務開始や終了時間の管理はもちろん、子供がいる従業員の場合は、子供の状況により作業が中断されることもあるはずです。その管理を適正かつ平等におこなう運用が、企業のテレワーク導入における最大のハードルといっても過言ではないでしょう。

導入・運用にコストがかかる
社内のシステム環境が構築されていない場合は、大きな導入コストがかかるデメリットがあります。そのほかにも、業務に必要な情報のデジタル化や使用端末の貸与により、今までになかった新たなコストが発生するため、実際の運用にあたってのコスト感は無視できません。

コミュニケーション不足の不安がある
テレワークでは、同じ空間を共有しながら仕事ができないため、コミュニケーション不足に陥る不安を抱える企業もあります。同じ空間にいれば気軽に挨拶や相談ができても、テレワークではオンライン会議システムやチャット、メールなどを駆使しなければなりません。意識せずとも自然におこなっていたコミュニケーションを、意識的におこなう必要があるのです。

情報漏洩のおそれがある
テレワークでは、従業員がそれぞれの場所、インターネット環境で業務をおこなうことになります。そのため、使用端末の貸与やカフェなどのフリーWi-Fiの利用をきっかけに、情報漏洩を招くリスクは拭いきれません。また、社内イントラのアクセス権限の設定を適切におこなわなければ、第三者から不正アクセスされるリスクもあります。


テレワークの時間管理の方法

テレワークをする女性従業員(顔出し無)

先述したように、テレワーク導入において最も大きなハードルが時間管理方法の構築です。ここでは、前提条件とソリューションについて解説していきます。

事業場外みなし労働時間制について

事業場外みなし労働時間制とは、従業員が社外で労働することにより企業側が労働時間の算定が困難な場合において、所定労働時間分を労働したとみなす制度です。労働基準法では、以下のように定められています。

労働基準法第38条の2
「労働者が労働時間の全部又は一部について事業場外で業務に従事した場合において、労働時間を算定し難いときは、所定労働時間労働したものとみなす。ただし、当該業務を遂行するためには通常所定労働時間を超えて労働することが必要となる場合においては、当該業務に関しては、厚生労働省令で定めるところにより、当該業務の遂行に通常必要とされる時間労働したものとみなす。」

この内容から、「これからテレワークを導入するにあたり、事業場外みなし労働時間制を適用すれば、スムーズに時間管理がおこなえるのではないか」と考える企業があるかもしれません。ただし、上記には例外が存在します。東京労働局の「「事業場外労働に関するみなし労働時間制」の適正な運用のために」に記載されているように、以下に該当する場合は、社外で業務をおこなっていても事業場外みなし、労働時間制は適用されません。

・何人かのグループで事業場外労働に従事する場合で、そのメンバーの中に労働時間の管理をする者がいる場合
・無線やポケットベル等によって随時使用者の指示を受けながら事業場外で労働している場合
・事業場において、訪問先、帰社時刻等当日の業務の具体的指示を受けた後、事業場外で指示どおりに業務に従事し、その後、事業場に戻る場合

簡単にまとめると、事業場外みなし労働時間制の適用は「管理者からの指示をまったく受けない」ことが前提条件です。

しかし、ネットワーク環境が発達し、さまざまな手段でいつでもどこでも気軽に連絡が取合える現代において、上記の条件をすべて満たすケースのほうが稀であると考えられます。そのため、企業でテレワークを導入するには、事業場外みなし労働時間制に頼らない、適切な時間管理手段を構築する必要があります。

テレワークの時間管理にはツールも有用

テレワークにおける時間管理問題の解消には、勤怠管理システムをはじめとした専用ツールの利用が役立ちます。始業、終業時刻の管理には、パソコンの起動、シャットダウンした時刻の取込みがおこなえるものから、従業員自身で打刻できるシステムまで、ニーズに合わせて選択が可能です。また、使用端末に設置したWEBカメラにより、在席と離席が判別できるシステムもあります。端末操作時間を業務時間とみなし時間管理が自動化できるため、管理側の労力も最小限に抑えられることもポイントです。


テレワークの時間管理の事例

テレワークをする女性従業員

テレワークは、従業員、企業双方にとって有益な仕組みであると理解はしつつも、実際に導入するにあたっては不安要素が多く感じられ二の足を踏む企業も多いです。その一方で、さまざまな工夫を凝らしテレワーク導入を成功させた企業も多くあります。今回は、実際の先行事例を3つ紹介していきます。ぜひ自社の参考にしてみてください。

社内で説明会をおこない勤怠管理のルールを徹底した事例

ある企業では、管理職だけにとどまらず、立場や役職に関係なくすべての従業員に対して説明会を実施したことで、従業員の期待値を高め勤怠管理のルールを徹底できたといいます。従業員が仕事と生活が無理なく両立できるようになったため、生産性やモチベーション向上につながり、従業員満足度(ES)もアップしたとのことです。

ツール導入によって「見える化」をおこなった事例

ツールにより従業員のスケジュール、進捗状況を見える化することで、上司は適切な指示をおこなうことができ、出社時と変わりなく業務が遂行できるとのことです。始業、終業に関してもツール上で記録、管理をおこない、管理職が部下の労働状況をリアルタイムで把握できるようになったため、時間管理が容易となり、テレワークの不安要素が払拭できたといいます。また、テレワークによりチーム内でのコミュニケーション意識が高まり、より円滑な人間関係が構築できているとのことです。

テレワーク手引きを作成し始業終業時やスケジュールの報告をおこなった事例

従業員の始業、終業時には上司とチームメンバー宛てにメールで報告、業務時にはツールのステータス機能により在席を知らせる運用を徹底したため、上司は部下の労働時間を適切に管理できているとのことです。各々のメンバーも、連絡を習慣化することで業務のスケジューリングを意識するようになった結果、以前より効率的に業務が進み、精神的に余裕が持てるようになったといいます。


テレワークの時間管理には積極的にソリューションを活用

働き方が多様化した現代では、従来のやり方に固執していては良い人材の確保が難しくなっています。そのため、企業には労働者のニーズに応え、働きやすい環境を提供する取組みが求められます。ぜひ、この機会にテレワークの導入を推進していきましょう。テレワークの時間管理には、積極的にソリューションを活用することをおすすめします。

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