テレワーク導入のメリット・デメリットや課題解決のための対策方法について解説

日本では働き方改革が進められており、様々な働き方を実現するべく多くの企業で新たな取り組みがおこなわれています。その取り組みの一つに「テレワーク」「リモートワーク」があり、実際に導入する企業が急速に増えています。現在話題になっているこのテレワークは、実際にどれくらいの企業が導入をしているのでしょうか。

本記事では、国内企業におけるテレワークの実態と、そのメリット・デメリットや、自社へのテレワーク導入方法について、解説します。

テレワークとは？概要と現状

テレワークという言葉をたびたび耳にするようになりましたが、具体的にどのような勤務形態を指すのでしょうか。また、テレワークに関する日本の現状についても、併せて紹介します。

テレワークとは

テレワークとは、場所や時間にとらわれることなく、インターネットなどの情報通信技術（ICT）を利用して働くことを指します。自宅で働く在宅勤務をはじめ、本社以外のオフィスであるサテライトオフィスでの勤務などがあります。
前述のとおり、テレワークは働き方改革の一つとして進められており、子育て中の人や介護などの事情で出社できない人でも、仕事を続けられる方法として注目されています。

テレワークの導入率と目的

2018年9月度末時点での総務省調べによると、現在テレワークをすでに導入している全国の企業は約20％。今後導入する予定があると答えた企業を含めても、30％に達していませんでした。

それが新型コロナウイルス感染症の感染拡大による外出自粛にともない、東京都が都内の従業員30人以上の企業に調査したところ、2020年3月時点でテレワークを導入している企業は約24%だったのが、4月になると約63%に急増しました。また、今後導入の予定がある企業を含めると3月は約30％だったのが4月には約70%にものぼることがわかりました。

テレワークを導入する主な目的は、生産性の向上です。働き手が少なくなっている中で業務をいかに効率良くおこなうか、生産性を上げるかが企業の課題になっています。
テレワークを導入しない理由としては、そもそもテレワークに適した職種ではないことなどが挙げられます。

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テレワーク導入のメリット

次に、テレワークを導入するメリットについて紹介します。

経費が削減できる

まず、経費が削減できます。例えば、従業員が出社する必要がないため通勤のための交通費がかからなくなります。テレワークを本格的に導入すると、オフィスには限られた従業員のみが出社するため、オフィスの冷暖房をはじめとする電気代なども削減できます。

また、基本的にはインターネットでやり取りをおこなうことになるため、紙を使った業務を大幅に減らすことができます。会議資料や企画書などはすべてパソコンで作成しデータを保存することになるため、紙や印刷にかかる費用を削減できます。

さらに、テレワークの本格導入によってオフィスを縮小できるケースもあり、その場合はオフィスの家賃を大幅に削減できます。

リスクヘッジできる

例えば災害が起こった場合、社員が本社に集まって業務をおこなっていると帰宅難民になってしまったり、機材の破損などで休業せざるを得なくなったりします。テレワークであれば、各自が自宅やサテライトオフィスで業務をおこなっているため、被害を最小限に抑えられます。

また、インフルエンザや新型コロナウイルスなどの感染症に感染しにくいことも大きなメリットといえるでしょう。

離職防止につながる

テレワークを導入することは、従業員に対する大きなアピールポイントになります。
働く時間や場所を選ばないテレワークを実施することで、育児中や介護中の社員に働く環境を提供することができ、やむを得ない離職を防ぐことができます。このように、テレワークの導入は離職防止にもつながります。

多様な人材を確保しやすい

テレワークによって様々な働き方ができるため、これまで就業を諦めていた人も仕事ができる可能性が生まれます。採用する人材の幅が広がるため、優秀な人材を確保しやすくなるでしょう。

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テレワーク導入のデメリット・課題

次は、テレワークを導入することで起こり得るデメリットや、考えられる課題について見てみましょう。

情報漏洩のおそれがある

テレワークをおこなう場所は、自宅やサテライトオフィスなどです。
社外秘の重要な情報を持ち出して仕事をおこなうことは、情報漏洩のおそれがあるためリスクが高いといえます。そのため、テレワークをおこなう前に必ず情報の取り扱いについてルールを設け、徹底させることが大切です。

また、自宅やサテライトオフィスで利用するインターネット環境のセキュリティ対策も、しっかりおこなっておく必要があります。

ポジションによってテレワークの可否が変わる

テレワーク導入にあたって課題となるのが、どうしてもテレワークができない業務があることです。基本的には多くの業務はテレワークでおこなうことができますが、社内資料（機密情報や部外秘）の管理権限などの関係で、できないこともあるでしょう。

営業の仕事などは部分的にテレワークをおこなうこともできますが、テレワークをしない従業員に負担がかからないような工夫が必要です。

労働時間の管理が困難

自宅やサテライトオフィスなど、通常とは違う場所で仕事をおこなうテレワークは、労働時間を管理しにくいことがデメリットです。

もともとテレワークは、従業員の労働生産性を上げるために導入される、新しい働き方です。しかし、上司や周りの目がない環境では、仕事を順調に進められないこともあるでしょう。
テレワークを怠惰なものにしないためには、ログイン管理ツールなどを導入し、テレワークをおこなう従業員の勤怠時間を管理する必要があります。

コミュニケーションが不足する

テレワークが続くと、社員同士のコミュニケーションが不足してしまいます。

顔と顔を合わせて話合いを重ね、企画を進めていくことは、人と人とが現場で仕事をする醍醐味です。テレワークの場合は、コミュニケーション不足によってチームワークに支障が生じる可能性があるほか、思い違いなども発生しやすくなります。
気軽にやり取りができるチャットツールなどを導入し、密な関係を構築する必要があります。

従業員に不公平感が生まれる

テレワークは、自宅や会社以外の場所で、自分のペースで仕事ができるというメリットがあります。しかし、テレワークができないポジションや業務内容もあるため、社内で不公平感が生まれてしまう可能性があります。

テレワークをせず出社する従業員に対しては、何かメリットになるようなサービスを提供するなどして、社内が円満になるように工夫してみましょう。

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企業がテレワークを導入する際に必要な準備

最後に、企業がテレワークを導入する際に必要な準備を見てみましょう。
テレワークに限りませんが、何事も準備が大切です。どのようなステップを踏めば良いか、詳しくご紹介します。

社内インフラへのアクセス権限を整える

まずは、業務をスムーズに進めるために、社内インフラのアクセス権限を整えましょう。
外部から社内システムにアクセスし、作業をおこなうためにはセキュリティの確保が必要です。テレワークで使うモバイルPCなどの端末を支給するほか、社内インフラのアクセス権限を付与する作業も必要になります。

モバイルWi-Fiなど支給し、従業員のインターネット環境を整える

テレワークには、インターネット環境が欠かせません。

ストレスなくインターネットを利用してもらうために、モバイルWi-Fiなどを支給して業務にあたってもらいましょう。テレワークによって作業効率化を図るためには、インターネット（ICT）を活用し、スムーズなやり取りを実現させる必要があります。
パソコンの貸出しをはじめ、自宅でも問題なく業務を進められるような環境を整えましょう。 

労働時間管理・コミュニケーションツールなどを導入する

デメリットの部分でもご紹介しましたが、テレワークでは周りの従業員の顔が見えないため、労働時間の管理が難しくなったりコミュニケーション不足に陥ったりする可能性があります。
これらの課題を解決するためにも、勤務時間管理を一括でおこなえるツールや、チャットなどのコミュニケーションツールを積極的に導入しましょう。堅苦しい文章だけでなくスタンプなども使い、従業員同士のやり取りを楽しくする工夫も必要です。

電話対応をアウトソーシングする

全社的にテレワークを実施する場合には、電話応対は思い切って外注、つまりアウトソーシングすることを視野に入れておきましょう。外注先にいったん電話に出てもらい、チャットツールなどで担当者に通知し、担当者から電話するというフローが確立すれば、営業電話などに対応する時間も業務に充てられるでしょう。

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テレワークはメリット・デメリット両面を把握し導入を

テレワークには多くのメリットがある一方、デメリットや課題も存在します。しかし、管理ツールなどをうまく用いることで、それらのデメリットをカバーすることもできます。

また、テレワークの導入にあたり、人材の管理・サポートをおこなうサービスを検討することもおすすめです。
JTBベネフィットの「flappi」は、企業と従業員それぞれが抱える課題を可視化し、その解決に向けてサポートをするソリューションです。テレワークによって従業員同士の顔が見えづらくなるタイミングだからこそ、導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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