IT系職種だけじゃない！リモートワークの導入可能なオフィスワーク系職種とは？

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リモートワーカーはエンジニアやプログラマー、ライターやデザイナー、マーケターだけでなく、リモートワーク（テレワーク）が可能な職種はさまざまです。もちろん、製造業やサービス業など現地に赴かなければ業務をおこなえない職種もありますが、オフィスでおこなえる業務の多くは、工夫次第でリモートワークに切り替えることが可能です。

今回は、そもそもリモートワークの導入がなぜ簡単ではないのか説明し、それらに基づきオフィスワーク系でリモートワークが可能な職種の紹介と職種別に検討すべきポイントを説明します。

3密回避がこの先も続くのであれば、リモートワークをいずれ導入したほうが良いとわかってはいても、記事にあるような要因が阻んでいて二の足を踏んでしまうという担当者も多いかと思います。解決策も記載していますので、この記事を参考に、ぜひ前向きに導入を検討してみましょう。

リモートワークを難しくしている3つの要因

コミュニケーションが希薄になりやすい

オフィスでの勤務にあって、リモートワークや在宅勤務にないものといえば、それは他の従業員との「空間の共有」です。これまで出社することが当たり前でその空間に慣れきっていたばかりに、リモートワーク上でのコミュニケーションは生まれにくくなります。

ZoomやSkypeに代表されるようなオンラインコミュニケーションツールは、リモートワークをおこなう上で有用なのですが、あらかじめテーマをきちんと決めた打ち合わせや会議には良くても、雑談や何気ないおしゃべりには不向きです。しかし、リモートワークならではのなにげない会話でアイディアが生まれたり、行き詰っていた問題を打開するためのアイディアがひらめいたりするというメリットがあります。

また、社内という同じ空間にいる従業員同士で密なコミュニケーションが維持できていればそこに一体感が生まれますが、リモートワークだと必然として難しくなります。ウォンテッドリー株式会社が4月22日～4月29日に実施した「新型コロナウイルス感染拡大に関する調査」によると、約64％が「コロナ禍で会社との心理的距離が広がった」と回答しています。

セキュリティの確保に手間がかかる

これまで社外秘として管理していた文書やファイルをリモートワークで使用することは、セキュリティ上、大きなリスクを伴います。また、個人情報などの機密データをリモートワークで管理することは、よほど強固なセキュリティシステムを構築しない限り、常に情報漏洩の恐れを念頭に置きながら業務をすることになり、生産性が低下してしまう可能性があります。

コールセンターを例にすると、機密情報を扱う業務特性から密閉されたオフィスにオペレーターを多数配置するため3密のリスクが高く、他業種より早く具体的な指針が示されました。しかし、一般社団法人日本コールセンター協会の「2019年度コールセンター企業実態調査」では、コールセンター企業の7割がセキュリティ上の問題で主に自宅でコールセンター業務を行う在宅テレコミュニケーターを導入しないと回答しています。

コールセンター業務そのものをリモートワークでおこなうことは困難ではありませんが、問い合わせの相手方の情報収集をリモートワークでおこなう場合、口頭で相手方の情報を確認し、かつ、自社の顧客データに会社以外からアクセスして本人確認の照合をおこなうことは情報漏洩などセキュリティ上の大きなリスクがあります。

従業員の管理が困難

オフィスという同じ空間で働いていれば、従業員の勤怠やオフィスでの勤務状況、抱えている業務量や健康状態などの管理がリモートワークより容易に把握できます。業務量が過多であれば、他の従業員に振り分けることが可能です。さらには体調が悪いようであれば、早めに健康上の問題に対処することもできるでしょう。

しかし、リモートワークでは基本的にチャットやメールでのやり取りとなるため、上に挙げたような管理が容易ではなくなり、上司によっては部下がリモートワークできちんと仕事に取り組んでいるか心配になるかもしれません。

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3つの要因に対応！リモートワークを成功させる方法

前項で挙げたようなリモートワークを難しくさせる要素を解決するためには次のアプローチが重要です。それぞれに対してどのような対策をおこなえばよいのか具体的に見てみましょう。

コミュニケーションはチャットを中心にして円滑におこなう

これまでオフィスでおこなえていた何気ない雑談やおしゃべりはチャット中心でおこなうことになります。リモートワークでは同僚や上司など他の社員の状況が見えないため、電話をかけると相手の業務ペースを乱してしまう可能性があります。思い立ったときにチャットでメッセージを送っておけば、相手が気づいたときに返信してもらえます。

チャットでメッセージを送るときは、これまでオフィスで面と向かって話していた時とは意識を変化させることが必要です。直接的な会話であればお互いに空気を読むことができますが、チャットのメッセージで曖昧な書き方をすると誤解を生むことになりかねません。チャットでのメッセージは論理的に、相手を気遣いながらもはっきりと自分の考えや用件を伝えるのが良いでしょう。

また、オンラインのコミュニケーションツールを使用する際にも円滑なコミュニケーションのために多少の工夫が必要です。オンライン会議はどうしても発言者が一部の人に偏る傾向があります。良いアイディアを持っていながらも、発言を躊躇しているような従業員にもチャンスを与えるように環境づくりやルールづくりが必要です。

例えば、会議の人数を減らすことで参加者一人ひとりの発言の機会を増やし、自分が発言するとき以外はマイクをミュートするなど発言することへのプレッシャーを減らします。自分が発言していなくても、できるだけオンライン上で表情豊かに発言者の話を傾聴し、うなずいたりすることも活発なコミュニケーションを促進することに繋がります。

なお、女性のリモートワークでは、メイクをする機会が減ったり、そばにいる子供がぐずってしまったりすることがあります。そのような場合はWEBカメラをオフにし、離席しやすいように配慮することがリモートワークでも働きやすい環境づくりに寄与します。

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セキュリティの確保にはルールや条件を作る

会社から機器を持ち出す場合には、IDやパスワードなどのロックを必ず設定しておきましょう。リモートワークの場合、勤務場所が自宅とは限らず、カフェやコワーキングスペースの可能性も考えられるため、デバイスの盗難や情報漏洩の被害にあわないとも限りません。IDやパスワードが漏洩したり、公共スペースで覗き見（ショルダーハッキング）されたりしてしまえば、機密データがごっそり奪われることにもなりかねません。そこで、使用可能な機能の制限を設けることや、覗き見防止フィルターを付けたりするなど、ルールや条件を作ることが必要になります。

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従業員管理の鍵は意識の変化

リモートワークでの従業員の管理において最も重要なのは信頼関係です。リモートワークでは、上司は部下の直接的な管理ができませんが、上司は部下に対して細かなところまですべて管理しようとするマイクロマネジメントをやめなければなりません。オフィスでおこなっていたのと同じ管理は不可能であることを認める必要があります。部下を信頼した上で働き方における取り組みを可視化し、正しく評価するためには日々の報告やオンラインでのコミュニケーションが必要です。

また、健康面においては、リモートワークであってもオフィスでの勤務と同じように労働基準法が適用されますので、労働時間の管理を適切におこない、産業医などの専門家と協力しつつも、ICTを活用して定期的に一人ひとりの健康状態をカウンセリングすることも忘れないようにしましょう。

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オフィスワーク系の職種はリモートワークが可能なのか？

オフィスワーク系の職種とは、先に述べたコールセンター以外に事務・経理・人事・総務などがあり、社内でデータ入力・作成や書類・備品の管理、電話・来客応対など業務の幅が広く、どの企業でも必要とされている職種です。
では、具体的にどのような職種がリモートワークに向いているのか、これまでに挙げた3つの項目に基づいて、その可能性を探っていきます。

事務

基本的に業務そのものにおけるパソコン上のデータはクラウドやネットワーク内に共有できるものが多く、紙ベースの書類であっても次に述べる経理や人事に比べて機密情報は少ないといえますので、データをスキャンして処理するなど柔軟な体制が整えられていれば、リモートワークに適していると言えます。

ただし、評価をおこなうにあたり、時間ではなく成果物の量や質などスキルを軸にして判断することがおすすめです。

経理・財務

請求書や契約書などは紙ベースで処理をなされている傾向がありますが、それらをすべて電子化すればリモートワークが可能です。押印においても電子化できるサービスがあり、請求書や契約書のような重要な文書も、電子決済を導入すれば、出社の頻度を減らすことができます。

ただし、請求書や契約書は先方指定の書式である場合や、先方が紙ベースであれば同様に合わせる必要もありますので、世の中の状況を鑑み順次切り替える交渉が必要です。また、機微な情報を含むことが多いので、取り扱いや管理の徹底が必要です。

一方で、給与計算や入金・出勤確認については、については、外部ネットワークから接続できないシステムを構築している傾向がありますので、その時期に限っては出社の可能性もありますが、全体的に見ると出社回数の削減は可能です。

人事

従業員の勤怠を適切に把握し、評価するための指標やルール作りが必要で、ルール化ができればリモートワークでの勤務が可能になります。評価は時間ではなく、どれだけの成果を上げたのか指標を設定して、従業員の間に不公平感が生じないように配慮が求められます。

また、求人の採用業務においても面接はオンラインで行うことになりますが、求職者とのコミュニケーションは対面より把握しづらい状況にあります。その場合、会社見学もしくは最終面接で来社してもらい、確認をおこなうことがおすすめです。

いずれにしても、個人情報や機密情報を扱うことが多いため、情報漏洩には細心の注意を払うようにしましょう。

総務

業務における大部分はリモートワークで対応可能です。会社全体への通達事項は、社内の電子掲示板や一斉メールなどで全従業員が状況把握できるようなシステムの構築や工夫を施しましょう。社内の他部門との連携が求められる場合でも、データ管理と共有はクラウドやネットワーク内で行い、他部門からの依頼は総務全体に通知される設定をしたチャットでおこなうか、ネットワーク上に管理表を作成してそこから依頼をしてもらうようにすればすみやかな対応が可能です。

また、保険や税金の手続きは電子申請をおこない、慶弔の申請においてもネットや郵便で手配が可能です。代表電話の取次ぎにおいても転送サービスを利用するか、出社している他部門に応援を要請するのも方法の一つです。押印が必要な文書もICTを活用し、紙ベースの書類は可能な限りペーパーレス化しましょう。

ただし、会社（事業所や建物）の防災管理や郵便の受取など、オフィスでの物理的な管理や授受が必要なついてはやむを得ず出社が発生しますが、全員出社の必要はなく、持ち回りで出社日を決め、複数の出社が必要な場合は時差出勤を実施しましょう。

管理職

ここでの管理職とは役職者や上席の従業員のことです。管理職で最も重要なのは先にも述べたように管理方法についてのマインドセットを変化させることでしょう。部下を信頼し、マイクロマネジメントを避けましょう。リモートワークでは多くの従業員が会社との距離感やエンゲージメントの低下を感じやすくなりますので、定期的にコンタクトをとって適切なコメントや評価を与えることにより、安心感を持たせることが大切です。

営業

オフィスワーク系ではありませんが、あらゆる業種に必ずあるポジションであるため、最後に説明します。

結論からして、営業職でもリモートワークは可能です。これまでの日本のビジネスシーンにおいては、クライアントと直接対面でおこなう営業がメインで、企業によっては営業担当者が直接足を運ばないと無礼であると考えられることもありましたが、新型コロナウイルスの影響をきっかけにそうも言っていられなくなり、意識改革が必要になったのです。

オンラインのコミュニケーションツールを活用した商談がニューノーマルの標準になれば、営業担当者とクライアント双方の時間的、金銭的コストを減らすことができます。また、見積書や契約書は電子化することで、場合によっては1回の商談でそれらの書類の確認までおこなうことができるため、スピーディーに手交が可能で、契約や納品までの時間が短縮され、顧客満足度の上昇に寄与します。

また、営業担当者にとっても移動にかかる時間の削減ができることで時間に余裕が生まれ、その浮いた時間で商談での情報収集をおこなうなど効率よく活用して労働生産性が増します。商談は周囲の音や声に妨げられることなく落ち着いた環境で、クライアントの声だけに集中して臨むことができるため、ニーズを深い部分での提案をおこなうことで契約に結びつきやすく売上アップにつながると考えられます。

最近では、リモートワークでできる営業として、自社の製品に興味を持った見込み客（案件）に対して、電話やWEBでヒアリングをおこなう「インサイドセールス」が注目を集めています。インサイドセールスは別名「リモートセールス」とも言われており、その名の通りリモートワークで営業活動をおこなうため、介護や子育て中の従業員や新入社員からシニアまで幅広い人材が携われることで人手不足解消にも役立ちます。

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まとめ

リモートワークにはオフィスでの勤務と異なる課題があるものの、意識改革とICTの活用でオフィスワーク系の職種のみならず営業でも対応可能ということがおわかりいただけたかと思います。

オフィスでの業務をリモートワークへ切り替えることにより生産性が向上する傾向がみられますが、裏を返せばオフィスでおこなわれていたような雑談やコミュニケーションが少なくなったということです。コミュニケーションは会社としての一体感を保つ上で必要ですから、コミュニケーションツールやチャットなど自社にあったツールを準備した上で各自が積極的に発信することを心がけましょう。

リモートワークは、もはや一過性のものではなくなった今、積極的な導入をおこなうべき段階に来ています。この先、新型コロナウイルスの第2波、第3波に備え、ニューノーマルの働き方として十分な体制を整えておきましょう。

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