適正な労働時間とは？労働時間管理の方法や注意点を解説

働き方改革によって、2019年4月1日から労働基準法や関連法が改正され、企業は社員やパート、アルバイトの労働時間を把握することが義務となりました。テレワークの急速な普及でも課題となっている従業員の労働時間を把握するためには、企業としてどのような取り組みが必要なのでしょうか。

この記事では、主に人事担当者や管理者を対象とした各従業員の労働時間を適正化するために必要な適正管理の方法と、企業がおこなわなければいけない対策、労働時間管理に便利なサービスについて詳しく解説します。

労働時間の適正な把握は義務化されている

2019年4月1日から働き方改革によって労働基準法や関連法が改正された背景には、未払い残業問題が表面化してきたことに加えて、長時間労働による過労死や精神疾患などが大きな社会問題となり、改善に向けた施策が求められたことがあります。

労働時間を企業側が把握することは、単に残業代の算出や勤怠管理の面だけでなく、従業員の健康を管理し、疾病を予防するという面においても非常に重要であることから、「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」が定められました。

ガイドラインには、出勤簿に記載すべき項目や労働時間の記録に関する書類の保存方法などが記載されています。

労働時間の範囲

ガイドラインによると、労働時間とは「使用者の指揮命令下に置かれている時間」と「使用者の指示により義務に従事する時間」です。客観的に見た際に、使用者の指揮命令下にあると判断できる時間は、労働時間として取り扱うこととしています。

逆に、以下の時間は労働時間として計算しません。

・自由参加の研修
・仮眠や待機時間
・着用が任意の制服の更衣時間
・直行直帰や出張における移動時間

労働時間の把握義務化による罰則について

今回の改訂による労働時間把握の義務化に罰則はないため、罰金などは発生しません。
ただし労働時間の上限規制に違反して、長時間労働や年次有給休暇の取得漏れが発生した場合には刑事罰も適用される可能性があり、企業の社会的信用にも関わります。

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労働時間を適正化するための2つの方法

日本における過重労働の傾向は依然として強い傾向があり、厚生労働省もこれを問題視していることから、毎年11月に「過重労働解消キャンペーン」をおこなっています。

キャンペーンの内容には労使の主体的な取り組みを促す、長時間労働削減に向けた積極的な取り組みをおこなっている「ベストプラクティス企業」への職場訪問を実施する、過重労働がおこなわれている事業場などへ重点的な管理監督を実施する、などがあります。

また、「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」では、前述した労働時間の範囲以外にも、労働時間を把握するための具体的な方法も記載されています。

客観的な記録による労働時間の把握

ガイドラインでは使用者が労働者の労働時間を適正に把握・管理する責務を有しているとされています。そのため、使用者は客観的な記録を作成するにあたって、下記2つの方法で労働時間を記録しなければなりません。

1.使用者が、自ら現認することにより確認し、記録する
2.タイムカード、ICカードなどの客観的な記録を基礎として確認し、記録する

自己申告による労働時間の把握

やむを得ず客観的な方法により労働時間を把握できない場合には、自己申告による労働時間の把握も可能です。ただし、労働者が業務に直行または直帰する場合、社外から勤怠管理システムにアクセスできない状況など例外の場合のみなど、条件つきで認めることとされています。

労働者が労働時間を自己申告する際の条件は以下のとおりです。

・自己申告をおこなう人、管理する人へ説明をおこなう
自己申告制をおこなう労働者に対しては、労働時間の実態を正確に記録して自己申告するように説明する必要があります。また、労働時間を管理する担当者に対しても、自己申告制の適正な運用と講ずべき措置について充分に説明しましょう。

・実態調査を実施し、適正な労働時間を把握する
自己申告された労働時間が実際の労働時間と合致しているかを確認し、自己申告の労働時間と事業場内にいた時間が大きく異なる場合には、実態調査を実施して労働時間の補正をする必要があります。

・適正な報告かを確認し、相違がある場合には労働時間として扱う
自己申告した労働時間を超えて事業場内にいる労働者に対し、理由を報告させる場合には報告が適正かを確認する必要があります。

その際、休憩や自主的な研修、学習として報告されたとしても、実際に使用者の指揮命令下に置かれている時間であれば労働時間として扱わなければなりません。

・上限設定の禁止
労働者が自己申告できる時間外労働の時間数に上限を設け、上限を超える申告を認めないなど、労働者による労働時間の適正な申告を阻害する措置はおこなってはいけません。

・労働時間の適正な報告を妨げる制度は改善する
時間外労働時間の削減のための社内通達や、固定残業代制度（みなし残業制度）などの制度が労働時間の適正な申告を妨げる要因となっていないかを確認し、要因となっている場合には改善のための措置をとる必要があります。

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労働時間の適正管理のために注意すべき4つのポイント

労働時間を適正に管理するためには、注意すべき4つのポイントがあります。
刑罰にかかわる項目もあるため、しっかりと把握しておきましょう。

賃金台帳は適正に記入する

労働基準法108条及び労働基準法施行規則54条により、使用者は労働者の労働日数や労働時間数、休日労働時間数、時間外労働時間数、深夜労働時間数などを賃金台帳に適正に記入しなければならないと定められています。

これらの事項を記入していない場合や、故意に賃金台帳に虚偽の労働時間数を記入した場合には、30万円以下の罰金刑が科されます。

労働時間に関する記録を3年間保管すること

労働基準法109条により、労働者の出勤簿やタイムカードなどの労働時間に関する記録は、賃金台帳などと同様に3年間保存しなければならないと定められています。
違反した場合は、30万円以下の罰金刑が科されます。

正しい労働時間が申告できるような環境を整える

労働者が適切に労働時間を申告できるよう、上層部を始めとして企業全体で適正な労働時間を守ることについての意識を高めましょう。
現場の実態が見えにくい場合や労働時間の申告に疑問点がある場合には、現場調査や聞取り、匿名アンケートなどの方法を用いて確認する必要があります。

労働時間を把握するためのルールを設けること

労働時間を適正に把握するには、勤怠管理システムと個別申告を併用することも効果的です。
物理的なタイムカードの打刻時間のほか、各自のスマートフォンやパソコンからリアルタイムで打刻したデータも活用して、労働者の環境に左右されない正確な出勤・退勤時間を記録できるようなルールを設けるようにしましょう。

このようなルールを有効なものとするためには、タイムカードの不正などの対策も併せて検討することが重要です。また、制服のある会社はタイムカードの打刻は制服着用後におこなうなど工夫しましょう。

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適正な労働時間を管理することはすべての企業の義務です

従業員の労働時間を適正に管理することは、従業員の心身の健康を守り、働きやすい職場を作ることにつながります。労働時間の適正管理はすべての企業がおこなわなければなりませんが、もう一歩先に歩み出て、従業員の健康を増進する取り組みをおこなう企業も増えています。

JTBベネフィットが提供する健康100日プロジェクトは、専門性の高いアライアンスと提携し、従業員がWEB上で健康習慣や活動の実施を報告すると可視化され、従業員どうしで励まし合うなどのコミュニケーションをとることができます。チームワークを育成し、健康習慣を継続しやすくなる仕組みに加えて、健康習慣に関するアンケートによる健康リスクの発見や施策の効果検証、健康に関するリテラシー向上のための各種コンテンツも利用可能です。

企業を担う大切な従業員の健康管理・増進のため、ぜひ取り入れてみてください。

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