休職とは?取得理由から期間・連絡方法まで押さえておきたい基本を解説

​​​​​​​休職願に捺印をしようとしているシーン​​​​​​​

ストレス社会といわれる現代では、突然従業員から休職の相談を受けるといったことも少なくないでしょう。企業ごとにルールが異なる休職について、まずその基本を押さえておくことが大切です。
そこで今回は、休職と欠勤の違いや、休職の理由として認められる7項目、休職期間の延長や社会保険料の扱いなどについて、押さえておきたいポイントを解説します。

目次[非表示]

  1. 1.休職とは?概要を解説
  2. 2.休職と欠勤との違い
  3. 3.休職が認められる理由7選
    1. 3.1.傷病休職
    2. 3.2.自己都合休職
    3. 3.3.留学休職
    4. 3.4.公職就任休職
    5. 3.5.事故欠勤休職
    6. 3.6.起訴休職
    7. 3.7.組合専従休職
  4. 4.休職の期間はどう決まる?延長は可能?
    1. 4.1.休職の期間はどうやって決まるの?
    2. 4.2.期間は延長可能なのか?
  5. 5.休職中の従業員とスムーズに連絡をとる方法
  6. 6.休職中でも社会保険料の支払いは免除されないため注意!
  7. 7.休職は便利ツールの導入で予防しましょう

休職とは?概要を解説

休職とは、個人の都合で会社を長期的に休むことで、労働契約が継続されながらも業務につくことを免除される制度です。休職は、法律上の明確な定義はなく、あくまで企業独自の取り決めによる制度です。そのため、企業により条件が異なり、なかには休職制度そのものがない企業もあります。休職制度を設けている企業の場合、その内容は就業規則に定められていることがほとんどです。


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休職と欠勤との違い

休職と欠勤には、労働義務についての違いがあります。休職は、私傷病など就業規則に定められた事由に該当した場合、一定の期間仕事を休むことが認められるものです。つまり、労働義務が免除されるということです。

一方、欠勤は労働義務がある日に仕事に就かないことであり、労働義務は免除されていません。労働契約で約束されている労務を提供していない状態であるため、契約違反ともいえるでしょう。また、欠勤は基本的に賃金控除の対象となることがほとんどですが、休職については会社ごとの就業規則により定められており、対応もさまざまです。


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休職が認められる理由7選

深夜にまで及ぶ長時間労働で疲弊した従業員

休職と聞くと、心身の疾患などが原因となるイメージが強いかもしれませんが、その他の原因でも認められることがあります。詳細は企業により異なりますが、ここでは一般的に休職が認められることの多い7つの理由を紹介します。

傷病休職

会社の業務とは関係がない病気(持病、うつ病など)、けがの他、上司からのパワハラ、セクハラ、社内の人間関係などが影響して病気になった際には、傷病休職の扱いになります。

傷病休職の場合、本人の意向だけで休職するのが難しい可能性もあり、会社側から休職診断書を希望される場合もあります。
また、傷病が原因で休職した場合には、ある一定の条件を満たせば傷病手当金が支給されます。

一方、業務中や通勤中に起こったけがや疾病の場合は、傷病休職とは異なり、労働災害(労災)による休職という扱いになるため、注意が必要です。


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自己都合休職

ボランティアなど自分の都合で会社を休むときは、自己都合休職となります。


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留学休職

会社からの指示ではなく、個人の希望で留学をしたい場合には、留学休職として休むことになります。


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公職就任休職

議員になるなど公職への就任のために休むときには、公職就任休職となります。

事故欠勤休職

私的な事故のために休むときには、事故欠勤休職となります。例えば、刑事事件を起こし、逮捕・拘留のため長期欠勤をする場合にも適用されます。

起訴休職

労働者が犯罪の嫌疑を受けて起訴され、一定期間自宅などで待機する必要がある際は、起訴休職となります。ただし、起訴休職とするかどうかは、それが対外的信用や職場秩序の維持に必要であるか、懲戒処分との均衡がとれているか、といった点などを含め、総合的に判断されるため、過去の裁判例では、起訴の事実だけでは起訴休職は認められないという結果も出ています。その場合、たとえ就業規則に起訴休職が定められていた場合であっても、会社による休職命令は無効となります。

組合専従休職

労働組合の役員業務に専念するために休職する場合、組合専従休職として就業規則に定められている会社もあります。


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休職の期間はどう決まる?延長は可能?

それでは休職の期間はどのようにして決まるのでしょうか?ここでは、休職期間を定める基準と、延長などについて解説します。

休職の期間はどうやって決まるの?

先にも触れた通り、休職制度は法律で決められたものではないため、企業ごとの就業規則に則って期間が決定されます。ただし、企業によっては就業規則を定めていない、もしくは休職制度の定めがない場合もあり、その場合は会社と社員の間で休職の可否、期間が決められます。

休職の期間は1ヶ月程度から数年にわたり認められることもありますが、うつ病などの傷病休職の場合、症状が軽度であれば1ヶ月程度、重度であれば3ヶ月~半年とされることが多いでしょう。なかには、2年までを上限とする企業や、稀に上限なしとしている企業もあります。
ただし、勤続年数が短い社員の場合は、休職が適用除外となることもあります。

このように、企業によって休職期間は異なるため、社員の休職期間を決める際には自社の就業規則を確認しておくことが必要です。


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期間は延長可能なのか?

休職期間が満了し、企業側から休職期間満了通知が届いたら、その時点でのけがや疾病の回復状況に応じて、休職者が延長を希望する場合もあるでしょう。延長の可否や期間についても企業ごとにルールが異なるため、就業規則にどのように定められているかに基づいて決定されることになります。

一般的には、就業規則に定められている上限まで延長が可能となることが多いですが、上限を超えても延長が認められる場合もあります。

なお、延長が認められるのは主治医から復帰可能時期が明確に診断されている場合が多く、例えばメンタルヘルス不調などの休職により回復の見込みが判断できないなど復帰時期があいまいとなると、延長が不可になるケースもあります。


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休職中の従業員とスムーズに連絡をとる方法

建設業でオフィスワークをする女性従業員

休職中であっても、従業員の状況把握や休職中の事務手続きなどのために、連絡をとる必要があります。連絡方法は電話やメール、手紙などさまざまですが、必ず連絡がつき、負担がなるべく少ない方法を休職前に話し合っておくとよいでしょう。実家に帰って療養する場合など、住居も変わる可能性もあるため、個人の携帯電話の番号やメールアドレスなどを確認しておくことをおすすめします。

療養目的の休職であれば、仕事から離れる時間が大切であるため、連絡は月1回程度にするなど最小限に留める配慮をしましょう。また、連絡をとるタイミングとして、病院へ受診後に治療経過報告をするなど取り決めをしておけば、スムーズな状況把握が可能となります。

また、休職中に連絡をとる窓口を一人に絞ることで、伝える内容が人によって異なるなどのリスクを防ぐことができます。経過報告などがメールなどの文書である場合には、経過がわかりやすいようにまとめておきましょう。電話など口頭での連絡の場合には、やりとりを文書として残しておくことで記憶の相違などのトラブルを回避できます。


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休職中でも社会保険料の支払いは免除されないため注意!

休職中も社会保険料は免除されないため、会社も社員も保険料の支払い義務が発生します。負担額は通常勤務している従業員と同額です。通常、社会保険料は給与から天引きしていますが、休職中は給与を支給しない会社が多く、その場合は天引きができなくないため、会社が立て替える、もしくは社員から直接徴収するなどの対応が必要です。ただし、休職の結果、回復が難しく復職できないまま退職する場合もあるため、立て替えた分の回収ができなくなる可能性もあります。

休職期間中の社会保険料の支払いについては、就業規則に明記されていればそれに則り、明記がない場合には自社のルールを確認し、休職前に支払い方法について取り決めておきましょう。


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休職は便利ツールの導入で予防しましょう

休職制度は、法律上の定義はないため、企業の就業規則により、その内容はさまざまです。企業によっては、休職制度自体がない場合もあるため、自社の就業規則を確認してみましょう。また、けがや疾病など療養目的で社員が休職する場合は、本人との連絡方法を休職前に決めておくことをおすすめします。本人の負担にならないことはもちろん、連絡がとれないといったトラブルを防ぐことができます。しかし、企業側はもちろん、本人にとっても、療養が必要となるような休職に至る前に、復調できることがベストでしょう。

JTBベネフィットでは、従業員の不調を早期発見へとつなげる「コンケア」や、ストレスを気軽に吐き出す場を提供する「お気軽☆LINE」といった休職防止に役立つサービスを提供しています。休職を事前に予防したい企業担当の方は、ぜひ導入をご検討ください。


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