休職した従業員の職場復帰の手順とは？手続きの流れや注意点などを徹底解説

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うつ病により休職していた従業員が復帰する場合には、従業員と企業双方のために適切な対応をしなければなりません。うつ病への理解を怠り誤った対応をしてしまうと、従業員の病状はさらに悪化するという最悪な事態に陥り、退職せざるを得ない状態となると企業にとっても大切な人材を失ってしまう可能性があるためです。

そこで今回は、従業員が復帰の意思を示してから安全かつスムーズに業務復帰ができるよう、復職へ向けた手続きの流れや注意点などを徹底的に解説します。

休職していた従業員を復帰させる際の手続きの流れとは？

休職中の従業員に対して職場への復帰に向けた動きは、本人から復帰したいという意思が伝えられてから開始します。ここでは、休職していた従業員を復帰させる場合、どのような手続きをおこなう必要があるのかについて、詳しい流れを説明します。

主治医による職場復帰可能の判断

休職していた本人が復職したいと伝えてきても、冷静で正確な判断ができているとは限らないため、本人の意欲だけで復帰させることは危険です。復帰時期が妥当かどうかタイミングを見極めるためにも、本人の意思確認だけでなく、主治医の診断書を必ず提出してもらうようにしょう。

流れとしては、主治医から復帰可能という診断書が提出された場合、休職者本人と一緒に会社の労務担当者が産業医を訪ね、復帰に関係することについて面談を実施し、密なヒアリングをおこないます。主治医が職場復帰可能かどうかを診断する際は、日常生活での病状の回復度合いによって決定するケースが多いため、会社で必要とされる業務の処理能力の回復状況については、産業医が精査する必要があります。

また、事前に職場復帰にあたり必要とされる能力について、主治医へ情報提供しておくと、主治医が診断書を記入する際の判断材料の一つとなるでしょう。

職場復帰の可否判断および職場復帰支援プランの作成

職場への復帰を安全かつスムーズなものにするために必要な情報を収集し、評価をおこなった上で職場への復帰ができるかどうかを判断し、職場への復帰を支援するためのプランを作成しましょう。

具体的には、休職者本人の職場復帰に対する意思確認や主治医の意見収集、職場環境や休職者本人の状況などの評価を総合的におこない、収集した情報や評価をもとに職場への復帰の可否について判断します。休職には法的な規定がありませんので、職場への復帰が可能と判断された場合には、就業規則に沿って復帰日や配慮するべき点、短期間のお試し出勤制度の利用などのプランを作成します。

最終的な職場復帰の決定

担当者は、休職者本人の状態や、業務をおこなう上で配慮するべき点についての産業医の意見書が完成しているかを最終確認します。その上で、正式な職場復帰の決定を休職者本人に通知します。また、復帰後の対応や業務上の配慮などの内容が、本人を通して主治医に的確に伝わるようにしておく必要があります。

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うつ病などで休職していた従業員を復職させる際の注意点

うつ病や抑うつ状態、パニック障害や適応障害といった精神疾患によって休職を余儀なくされた従業員から職場復帰の希望を伝えられた場合、会社はどのようなことに気をつけるべきでしょうか。

産業医など自社指定医師の診断を受けてもらう

先にも触れた通り、主治医が判断できるのは、あくまで日常生活における病状回復の程度によって「一般的に働けるかどうか」という点であり、「元の会社で働けるかどうか」という点までは判断できません。そのため、転職をともなう復帰の可能性もありますので、主治医の復帰可という判断は参考程度にみておきましょう。復帰できるかどうかの正確な判断をするために、産業医の知見を有している医師にも診断をお願いし、診断書を取得しましょう。

基本的には元の職に復帰してもらう

負担を軽減させるため、社内では配置転換をすすめるのではなく、基本的には慣れ親しんだ元の職に就いてもらうほうが良いでしょう。もし、技術職だった社員が休職期間中に「事務職ならできるから復帰したい」と伝えてきたとしても、冷たい対応と思われるかもしれませんが、その主張を受け入れる必要はありません。ただし、会社側として、無理なく軽減業務に移すことができるのであれば、本人の希望に添った業務に就かせることも検討してみてください。

復帰には総合的な判断が必要

本人の復帰に対しての意思も大事ですが、本当に復帰できる状態であるかを総合的に判断する必要があります。復帰にはまだ早いのに、本人の意思を尊重して認めてしまった結果、病状が悪化すれば企業側の責任が問われることもあるため、主治医や産業医等による診断が非常に重要です。

過剰な対応をとらないように周囲への理解を求める

休職者が職場へ復帰した場合、周囲の方は過剰な対応をとらず、挨拶も普通に自然な態度で迎えるようにします。職場内が気まずい雰囲気を醸し出すと、休職者本人が不安を覚えてしまいます。場合によっては怖いという感情さえ抱いてしまう可能性もあります。今までの状況を事細かに聞くようなことはせず、以前と変わらない対応をするように、あらかじめ周囲に理解を求めておきましょう。人間関係も今まで通り、電話やメールもこれまでと変わりなく対応しましょう。

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休職者が職場復帰した際のフォロー方法

うつ病などで休職していた従業員が職場へ復帰した際には、管理監督者による観察と支援、また、会社内の産業保険スタッフによる業務上の配慮を定期的におこない、その都度更新していく必要があります。
では、具体的な職場復帰後のフォローアップについて、厚生労働省の「心の健康問題により休業した労働者の職場復帰支援の手引き」に基づき、解説していきます。

悪化していないか新しい問題が起きていないかを確認

病状が悪化していないか、また、新しい問題が起きていないかといったことについて、早めに気付くことや迅速な対応が必要とされます。そのため、管理監督者は復帰後の従業員の状態を観察し、コミュニケーションを図りつつ、日頃から産業医等と連携をとっておくことが重要です。

治療状況の確認

治療を本人の独断で中断していないか、通院の状況はどうか、現在の病状や今後の見通しについての主治医の意見などを本人から聞き、治療状況を確認してください。その内容によっては、本人の了承を得た上で主治医と情報の交換をおこなう必要も出てきます。疾患が治癒または業務上の配慮が解除されるまで、業務上の配慮について見直しの意見を提出してもらいましょう。

客観的評価

本人の意見だけではなく、職場復帰の様子を客観的に評価する必要があります。管理監督者から見た本人の勤務状況や業務遂行能力といった点はどうか、また、そういった情報と病状経過を併せて診た主治医の意見はどうかなど、客観的な評価をおこないましょう。万が一、職場への復帰が決定した際に、想定していた期間を越える突発的な休職等があった場合は、会社内の産業保険スタッフ等が面談をおこない、主治医と連携をとりながら適した対応を検討しましょう。

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休職予防は従業員の体調変化にいち早く気付くことが重要

休職していた従業員の職場復帰には本人の意思だけではなく、主治医や産業医等の許可も必要となり、さらに業務上の配慮や治療状況の確認といったさまざまなことに気をつけなければなりません。スムーズに復帰でき、順調に業務を遂行できるようになれば問題ないですが、うつ病などの精神疾患は特に、悪化や再発が心配でもあり、休職や復職にともない、本人だけでなく会社にも負担がかかります。

双方にとってベストなのは、従業員が休職に至るまでにケアできることです。会社は従業員の心身の状態を日頃から把握し、その変化にいち早く気付き適切な対応をとるなど、休職をしっかり予防することが重要です。

休職を予防するツールの一つに、従業員50名以上の会社に義務付けられたストレスチェックを一括サポートするJTBベネフィットの「ストレスチェックサービス」があります。ストレスチェックの実施から医師の面接やアフターフォロー、組織分析までワンステップで提供しているため、いち早く従業員の体調変化に気付くことができ、メンタルヘルスケアに有効です。

また、従業員のコンディションを可視化する「コンケア」もあります。使い方はとても簡単で、パソコン・タブレット・スマートフォンで操作します。勤怠システムと連携して出退勤時にその日の気分に合った天気マークを選ぶだけで日々のコンディションを可視化することができるため、変化があったらすぐにわかるようになっています。

従業員の休職予防には、便利なサービスの導入が有効ですが、OA機器を過度に使用させてはいけない従業員については、十分に配慮しながら使用を勧めるようにしましょう。

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